Qualityالجودة
Standardize procedures, reduce defects and make performance measurable.
توحيد الإجراءات وخفض العيوب وجعل الأداء قابلًا للقياس.
Digital Transformation of Academic Affairs and Training Administrative Processes: A Quality Improvement Initiative to Enhance Efficiency, Governance, and Institutional Accreditationالتحول الرقمي للإجراءات الإدارية في الشؤون الأكاديمية والتدريب: مبادرة لتحسين الجودة بهدف تعزيز الكفاءة والحوكمة والاعتماد المؤسسي
The project documents the phased transition of Academic Affairs and Training administrative processes from paper handling to partial automation and then to individual submission through the hospital platform. It evaluates the effect on waiting, duplication, manual handoffs, transaction loss, traceability and data quality. It does not claim unverified quantitative results.
يوثق المشروع الانتقال المرحلي لإجراءات الشؤون الأكاديمية والتدريب من المعالجة الورقية إلى الأتمتة الجزئية ثم إلى التقديم الفردي عبر منصة المستشفى. ويقيّم أثر التغيير في الانتظار والتكرار والتسليم اليدوي وضياع المعاملات وقابلية التتبع وجودة البيانات. ولا يدعي نتائج كمية غير متحققة.
Peopleالأفراد
Processالعمليات
Technology & Dataالتقنية والبيانات
Governance & Improvementالحوكمة والتحسين
Evidence Statusحالة الأدلة
VerifiedمتحققTargetمستهدفExpectedمتوقعNot evidencedغير مدعومBaseline requiredيتطلب خط أساس
01. Executive Summary01. الملخص التنفيذي
01The project began in 2019 with the formulation of the automation concept while the trainee acceptance and commencement process remained paper-based. The first automation implementation began in 2022 by routing departmental approval electronically to the Head of Department; the remaining university correspondence, evaluation and clearance steps continued through the previous routes. This phase reduced processing time by approximately one week compared with the paper process, based on the available operational estimate.
In December 2025, Stage 3 introduced individual submission through the hospital’s dedicated platform, with identity authentication through Nafath. The platform links each trainee to a unified file and complete request history, supports search and transaction tracking, controls duplicate submission against the same identity record and reduces the risk of transaction loss. The same platform controls support training-fee reimbursement, including visibility of submitted requests and disbursed amounts. Evaluation and clearance remain paper-based, and the current security recommendation and approval route requires confirmation. No percentage improvement or financial saving is reported without validated data.
بدأ المشروع في عام 2019 بتبلور فكرة الأتمتة مع بقاء إجراءات قبول ومباشرة المتدربين ورقية. وبدأ أول تنفيذ فعلي للأتمتة في عام 2022 من خلال إحالة موافقة القسم إلكترونيًا إلى رئيس القسم، بينما استمرت مراسلات الجامعة والتقييم وإخلاء الطرف عبر المسارات السابقة. ووفق التقدير التشغيلي المتوفر، خفضت هذه المرحلة زمن الإجراء بنحو أسبوع مقارنة بالمسار الورقي.
في ديسمبر 2025 بدأت المرحلة الثالثة بالتقديم الفردي عبر منصة المستشفى الخاصة، مع التحقق من الهوية بواسطة النفاذ الوطني. وتربط المنصة كل متدرب بملف موحد وسجل كامل لطلباته، وتدعم البحث وتتبع المعاملة، وتضبط تكرار التقديم على سجل الهوية نفسه، وتخفض مخاطر ضياع المعاملة. وتدعم الضوابط نفسها مسار استرداد رسوم التدريب، بما يشمل عرض الطلبات المقدمة والمبالغ المصروفة. وما زال التقييم وإخلاء الطرف ورقيين، ويحتاج المسار الحالي للتزكية والموافقة الأمنية إلى تأكيد. ولا تُعرض نسبة تحسن أو وفورات مالية دون بيانات متحققة.
02. Project Title02. عنوان المشروع
02Digital Transformation of Academic Affairs and Training Administrative Processes: A Quality Improvement Initiative to Enhance Efficiency, Governance, and Institutional Accreditation
التحول الرقمي للإجراءات الإدارية في الشؤون الأكاديمية والتدريب: مبادرة لتحسين الجودة بهدف تعزيز الكفاءة والحوكمة والاعتماد المؤسسي
Department / Teamالقسم / الفريقACADEMIC AFFAIRS AND TRAINING DEPARTMENTقسم الشؤون الأكاديمية والتدريب
Sponsorالجهة الراعيةKing Fahad Armed Forces Hospital (KFAFH)مستشفى الملك فهد للقوات المسلحة
Project startبداية المشروع2019
Document dateتاريخ الوثيقةJanuary 2026يناير 2026
03. Organizational Context03. السياق المؤسسي
03The project is implemented within the Academic Affairs and Training Department at King Fahad Armed Forces Hospital (KFAFH). It covers the administrative, academic and training-support processes included in the approved project scope.
يُنفذ المشروع ضمن قسم الشؤون الأكاديمية والتدريب في مستشفى الملك فهد للقوات المسلحة، ويشمل العمليات الإدارية والأكاديمية والداعمة للتدريب الواقعة ضمن نطاق المشروع المعتمد.
04. Strategic Case for Change04. المبرر الاستراتيجي للتغيير
04Governanceالحوكمة
Strengthen accountability, traceability, role clarity and record control.
تعزيز المساءلة وقابلية التتبع ووضوح الأدوار وضبط السجلات.
User experienceتجربة المستخدم
Simplify submission, reduce avoidable handoffs and improve status visibility.
تبسيط التقديم وخفض عمليات التسليم غير الضرورية وتحسين معرفة حالة الطلب.
Accreditation readinessالاستعداد للاعتماد
Improve document control, evidence retrieval and record completeness.
تحسين ضبط الوثائق واسترجاع الأدلة واكتمال السجلات.
05. Problem Statement05. بيان المشكلة
05The paper and partially automated processes created long waiting times, manual handoffs, difficult transaction tracking, repeated processing and approvals, inconsistent documentation and risk of transaction loss. Stage 3 reduced several of these risks through the hospital platform, while document-quality defects, paper evaluation and clearance, and the unresolved security route remain.
أدت الإجراءات الورقية والمؤتمتة جزئيًا إلى طول الانتظار وكثرة التسليم اليدوي وصعوبة تتبع المعاملة وتكرار المعالجة والموافقات وعدم اتساق التوثيق ومخاطر ضياع المعاملة. وخفضت المرحلة الثالثة عددًا من هذه المخاطر عبر منصة المستشفى، بينما ما زالت عيوب جودة المستندات والتقييم وإخلاء الطرف الورقيان وعدم حسم المسار الأمني قائمة.
05A. Trainee Journey Evolution05A. تطور رحلة المتدرب
05A| Phase | Submission and workflow | Available duration | Improvement achieved | Remaining gaps |
|---|---|---|---|---|
| 2019 — Project initiation Automation concept and paper baseline | University letter → paper department approval → Head of Department approval → approval letter through Administrative Communications → new commencement letter. Security recommendation and approval were among the required documents. Evaluation and clearance remained paper-based. | Approximately two to three weeks. | The automation concept and need for process redesign were defined. No electronic implementation is attributed to this phase. | Transaction loss, difficult retrieval, incorrect addressee, manual handoffs, waiting, rework and approval issued two or three times. |
| 2022 — First automation implementation Electronic departmental approval | The department request was routed electronically to the Head of Department for approval or rejection. University receipt, approval and commencement correspondence, evaluation and clearance continued through the previous routes. | Approximately one-week reduction compared with the paper process. No absolute duration or improvement percentage is calculated. | One manual approval segment became electronic, reducing movement and waiting within that step. | Incomplete end-to-end visibility, possible repeated handling and manual steps outside departmental approval. |
| December 2025 — Stage 3 Hospital’s dedicated platform | The trainee submits individually through the hospital platform after identity authentication through Nafath. A university or referral letter remains required. The former paper departmental-approval route and the previous Administrative Communications route for approval and commencement letters stopped. | Requires a timestamp baseline. | A unified identity-linked trainee file, complete request history, search, tracking, duplicate-submission control and protection against transaction loss. | Expired identity, unclear or missing documents, missing university or referral letter, paper evaluation and clearance, and a security route requiring confirmation. |
| المرحلة | التقديم والمسار | المدة المتوفرة | التحسين المحقق | الفجوات المتبقية |
|---|---|---|---|---|
| 2019 — بداية المشروع تبلور فكرة الأتمتة والخط الورقي | خطاب الجامعة ← موافقة ورقية للقسم ← موافقة رئيس القسم ← خطاب الموافقة عبر الاتصالات الإدارية ← خطاب مباشرة جديد. وكانت التزكية والموافقة الأمنية ضمن المستندات المطلوبة، وبقي التقييم وإخلاء الطرف ورقيين. | نحو أسبوعين إلى ثلاثة أسابيع. | تحددت فكرة الأتمتة والحاجة إلى إعادة تصميم الإجراء، دون تنفيذ إلكتروني في هذه المرحلة. | ضياع المعاملة وصعوبة العثور عليها وخطأ عنوان الخطاب والتسليم اليدوي والانتظار وإعادة العمل وإصدار الموافقة مرتين أو ثلاثًا. |
| 2022 — أول تنفيذ للأتمتة موافقة القسم الإلكترونية | أُحيل طلب القسم إلكترونيًا إلى رئيس القسم للموافقة أو الرفض. واستمر استلام خطاب الجامعة وخطابا الموافقة والمباشرة والتقييم وإخلاء الطرف عبر المسارات السابقة. | انخفاض بنحو أسبوع مقارنة بالإجراء الورقي. لا تُحسب مدة مطلقة أو نسبة تحسن. | تحول جزء الموافقة على مستوى القسم إلى إجراء إلكتروني، مما خفض الحركة والانتظار في هذه الخطوة. | عدم اكتمال الرؤية من البداية إلى النهاية، واحتمال تكرار المعالجة، وبقاء خطوات يدوية خارج موافقة القسم. |
| ديسمبر 2025 — المرحلة الثالثة منصة المستشفى الخاصة | يقدم المتدرب طلبه فرديًا عبر منصة المستشفى بعد التحقق من الهوية بواسطة النفاذ الوطني. ويبقى خطاب الجامعة أو خطاب التوجيه مرفقًا مطلوبًا. وتوقف مسار موافقة القسم الورقي والمسار السابق عبر الاتصالات الإدارية لخطابي الموافقة والمباشرة. | يتطلب خط أساس من الطوابع الزمنية. | ملف موحد مرتبط بهوية المتدرب، وسجل كامل للطلبات، وبحث وتتبع، وضبط لتكرار التقديم، وحماية من ضياع المعاملة. | هوية منتهية أو مستندات ناقصة أو غير واضحة أو غياب خطاب الجامعة أو التوجيه، مع بقاء التقييم وإخلاء الطرف ورقيين وحاجة المسار الأمني إلى تأكيد. |
Detailed comparison of the three stagesالمقارنة التفصيلية بين المراحل الثلاث
| Comparison item | Stage 1 — Paper process | Stage 2 — Partial automation (2022) | Stage 3 — Hospital platform (December 2025) |
|---|---|---|---|
| Submission method | University letter received through the paper administrative route. | University letter continued through the previous route; only departmental approval became electronic. | Individual trainee submission through the hospital platform after identity authentication through Nafath; university or referral letter uploaded as a required attachment. |
| Participating parties | University, Training Section staff, messenger or Administrative Communications, concerned department, Head of Department and security parties. | The same operational parties, with the electronic system used for the Head of Department decision. | Trainee, hospital platform, Training Section and parties assigned in the approved workflow; Nafath is limited to identity authentication. The university is no longer the direct submitting party. |
| Main process steps | Receive university letter → prepare paper department approval → Head of Department approval → prepare approval letter → send through Administrative Communications → prepare and send a new commencement letter. | Receive university letter → route department request electronically for approval or rejection → complete approval and commencement correspondence through the previous routes. | Authenticate identity → trainee submits request and attachments → platform creates the identity-linked record and request history → authorized processing and status tracking. The current Head of Department decision and system outputs require confirmation in the approved workflow. |
| Documents used | University letter, department-approval papers, approval letter, commencement letter, security recommendation and approval, evaluation and clearance. Approximately 4–8 sheets per subprocess or document packet, not for the complete journey. | Previous documents remained, while departmental approval was recorded electronically. Evaluation and clearance remained paper-based. | University or referral letter and other required attachments uploaded by the trainee. Evaluation and clearance remain paper-based; the security-document status requires verification. |
| Head of Department approval | Paper approval. | Electronic approval or rejection. | The former paper departmental-approval route stopped; the current decision route requires confirmation from the approved workflow. |
| Communication with the university | Approval and commencement letters sent through Administrative Communications. | Continued through the previous route. | The trainee submits individually; the university or referral letter remains an attachment. The previous Administrative Communications route for approval and commencement letters is no longer used. |
| Approval letter | Prepared after Head of Department approval and sent to the university. | Prepared and sent through the previous procedure. | No longer sent through the former Administrative Communications route; the current platform output requires confirmation. |
| Commencement letter | A new letter prepared when the trainee commenced and sent to the university. | Continued through the previous procedure. | No longer sent through the former Administrative Communications route; the current platform output requires confirmation. |
| Security recommendation and approval | Required within the transaction. | Remained within the preceding document route. | Requires verification; no electronic completion or cancellation is assumed. |
| Trainee evaluation | Paper-based. | Paper-based. | Paper-based. |
| Clearance | Paper-based. | Paper-based. | Paper-based. |
| Available duration | Approximately two to three weeks. | Reduced by approximately one week compared with Stage 1; no absolute duration or percentage is calculated. | Requires a baseline from platform timestamps. |
| Errors and risks | Transaction loss, difficult retrieval, wrong university addressee, manual handoffs, waiting, rework, employee-dependency and approval issued two or three times. | Possible repeated handling, failure to notice a completed electronic approval, manual segments outside the system and no unified end-to-end status. | Expired identity, unclear identity image or attachments, missing required attachments, missing university or referral letter and data-quality defects at submission. |
| Automation level | Paper-based; no electronic implementation. | Partial automation limited to departmental approval. | Digital submission and unified platform record; end-to-end automation is incomplete because evaluation and clearance remain paper-based and the security route is unconfirmed. |
| Remaining paper work | The full process, with approximately 4–8 sheets per subprocess or document packet. | University intake and correspondence, approval and commencement letters, evaluation and clearance; only departmental approval was electronic. | Evaluation and clearance. Any paper requirement in the security route requires verification. |
| بند المقارنة | المرحلة الأولى — الإجراء الورقي | المرحلة الثانية — الأتمتة الجزئية (2022) | المرحلة الثالثة — منصة المستشفى (ديسمبر 2025) |
|---|---|---|---|
| طريقة تقديم الطلب | استلام خطاب الجامعة عبر المسار الإداري الورقي. | استمر خطاب الجامعة عبر المسار السابق، وأصبحت موافقة القسم فقط إلكترونية. | تقديم فردي من المتدرب عبر منصة المستشفى بعد التحقق من الهوية بواسطة النفاذ الوطني، مع رفع خطاب الجامعة أو خطاب التوجيه مرفقًا إلزاميًا. |
| الأطراف المشاركة | الجامعة، وموظفو قسم التدريب، والمراسل أو الاتصالات الإدارية، والقسم المعني، ورئيس القسم، والجهات الأمنية. | الأطراف التشغيلية نفسها، مع استخدام النظام الإلكتروني لقرار رئيس القسم. | المتدرب، ومنصة المستشفى، وقسم التدريب، والأطراف المحددة في سير العمل المعتمد؛ ويقتصر دور النفاذ الوطني على التحقق من الهوية. ولم تعد الجامعة جهة التقديم المباشر. |
| خطوات الإجراء الرئيسة | استلام خطاب الجامعة ← إعداد موافقة ورقية للقسم ← موافقة رئيس القسم ← إعداد خطاب الموافقة ← الإرسال عبر الاتصالات الإدارية ← إعداد خطاب مباشرة جديد وإرساله. | استلام خطاب الجامعة ← إحالة طلب القسم إلكترونيًا للموافقة أو الرفض ← استكمال خطابي الموافقة والمباشرة عبر المسارات السابقة. | التحقق من الهوية ← تقديم الطلب والمرفقات من المتدرب ← إنشاء سجل مرتبط بالهوية وسجل للطلبات في المنصة ← المعالجة والمتابعة من المخولين. ويحتاج مسار قرار رئيس القسم ومخرجات النظام الحالية إلى تأكيد من سير العمل المعتمد. |
| المستندات المستخدمة | خطاب الجامعة، وأوراق موافقة القسم، وخطاب الموافقة، وخطاب المباشرة، والتزكية والموافقة الأمنية، والتقييم، وإخلاء الطرف. ويُقدّر الاستخدام بنحو 4–8 أوراق لكل إجراء فرعي أو حزمة مستندات، وليس للرحلة كاملة. | استمرت المستندات السابقة، مع تسجيل موافقة القسم إلكترونيًا. وبقي التقييم وإخلاء الطرف ورقيين. | خطاب الجامعة أو التوجيه والمرفقات الأخرى المطلوبة التي يرفعها المتدرب. وبقي التقييم وإخلاء الطرف ورقيين، ويحتاج وضع المستندات الأمنية إلى تحقق. |
| موافقة رئيس القسم | ورقية. | موافقة أو رفض إلكتروني. | توقف مسار موافقة القسم الورقي السابق، ويحتاج مسار القرار الحالي إلى تأكيد من سير العمل المعتمد. |
| وسيلة التواصل مع الجامعة | إرسال خطابي الموافقة والمباشرة عبر الاتصالات الإدارية. | استمرت عبر المسار السابق. | يقدم المتدرب الطلب فرديًا، ويبقى خطاب الجامعة أو التوجيه مرفقًا. ولم يعد المسار السابق للاتصالات الإدارية مستخدمًا لإرسال خطابي الموافقة والمباشرة. |
| خطاب الموافقة | يُعد بعد موافقة رئيس القسم ويُرسل إلى الجامعة. | استمر إعداده وإرساله وفق الإجراء السابق. | لم يعد يُرسل عبر مسار الاتصالات الإدارية السابق، وتحتاج مخرجات المنصة الحالية إلى تأكيد. |
| خطاب المباشرة | يُعد عند مباشرة المتدرب ويُرسل إلى الجامعة. | استمر وفق الإجراء السابق. | لم يعد يُرسل عبر مسار الاتصالات الإدارية السابق، وتحتاج مخرجات المنصة الحالية إلى تأكيد. |
| التزكية والموافقة الأمنية | مطلوبتان ضمن المعاملة. | استمرتا ضمن مسار المستندات السابق. | تحتاجان إلى تحقق؛ ولا يُفترض اكتمالهما إلكترونيًا أو إلغاؤهما. |
| تقييم المتدرب | ورقي. | ورقي. | ورقي. |
| إخلاء الطرف | ورقي. | ورقي. | ورقي. |
| المدة المتوفرة | نحو أسبوعين إلى ثلاثة أسابيع. | انخفضت بنحو أسبوع مقارنة بالمرحلة الأولى؛ ولا تُحسب مدة مطلقة أو نسبة تحسن. | تتطلب خط أساس من الطوابع الزمنية في المنصة. |
| الأخطاء والمخاطر | ضياع المعاملة، وصعوبة العثور عليها، وخطأ عنوان الجامعة، وكثرة التسليم اليدوي والانتظار وإعادة العمل، والاعتماد على معرفة الموظف، وإصدار الموافقة مرتين أو ثلاثًا. | احتمال تكرار المعالجة، وعدم ملاحظة اكتمال الموافقة الإلكترونية، وبقاء أجزاء يدوية خارج النظام، وغياب حالة موحدة من البداية إلى النهاية. | هوية منتهية، وصورة هوية أو مرفقات غير واضحة، ونقص المرفقات، وغياب خطاب الجامعة أو التوجيه، وعيوب جودة البيانات عند التقديم. |
| مستوى الأتمتة | إجراء ورقي دون تنفيذ إلكتروني. | أتمتة جزئية تقتصر على موافقة القسم. | تقديم رقمي وسجل موحد في المنصة؛ والأتمتة من البداية إلى النهاية غير مكتملة بسبب بقاء التقييم وإخلاء الطرف ورقيين وعدم حسم المسار الأمني. |
| الأعمال الورقية المتبقية | الدورة كاملة، بنحو 4–8 أوراق لكل إجراء فرعي أو حزمة مستندات. | استلام خطاب الجامعة والمراسلات وخطابا الموافقة والمباشرة والتقييم وإخلاء الطرف؛ وكانت موافقة القسم فقط إلكترونية. | التقييم وإخلاء الطرف، وأي متطلبات ورقية في المسار الأمني تحتاج إلى تحقق. |
Available duration and paper figures are operational estimates. Percentages and financial savings require validated before-and-after data.
المدد وأعداد الأوراق المتوفرة تقديرات تشغيلية. وتتطلب نسب التحسن والوفورات المالية بيانات متحققة قبل التغيير وبعده.
06. Baseline Assessment06. تقييم خط الأساس
06| Baseline item | Available information | Measurement treatment |
|---|---|---|
| 2019 paper-process time | Approximately two to three weeks | Historical operational estimate; validate with dated transactions before calculating improvement. |
| 2022 partial-automation time | Approximately one-week reduction compared with the paper process | No absolute duration or improvement percentage is calculated. |
| December 2025 Stage 3 time | No validated completion time available | Requires a baseline from platform timestamps. |
| Paper use | Approximately 4–8 sheets per subprocess or document packet | Not the total paper count for the complete trainee journey. |
| Training Section staffing | Four employees | Use only for workload and capacity analysis after measuring transaction volumes and active handling time. |
| Printer data | Available data relate to one printer out of four | Do not extrapolate to the other three printers without their records. |
| بند خط الأساس | المعلومة المتوفرة | المعالجة القياسية |
|---|---|---|
| زمن الإجراء الورقي في 2019 | نحو أسبوعين إلى ثلاثة أسابيع | تقدير تشغيلي تاريخي؛ يُتحقق منه بمعاملات مؤرخة قبل حساب التحسن. |
| زمن الأتمتة الجزئية في 2022 | انخفاض بنحو أسبوع مقارنة بالإجراء الورقي | لا تُحسب مدة مطلقة أو نسبة تحسن. |
| زمن المرحلة الثالثة في ديسمبر 2025 | لا تتوفر مدة إنجاز متحققة | يتطلب خط أساس من الطوابع الزمنية في المنصة. |
| استخدام الورق | نحو 4–8 أوراق لكل إجراء فرعي أو حزمة مستندات | لا يمثل العدد إجمالي أوراق رحلة المتدرب كاملة. |
| عدد موظفي قسم التدريب | أربعة موظفين | يُستخدم في تحليل عبء العمل والطاقة الاستيعابية بعد قياس أحجام المعاملات وزمن العمل الفعلي. |
| بيانات الطابعات | البيانات المتوفرة تخص طابعة واحدة من أصل أربع | لا تُعمم النتائج على الطابعات الثلاث الأخرى دون سجلاتها. |
07. Strategic Alignment07. المواءمة الاستراتيجية
07Operational efficiencyالكفاءة التشغيلية
Reduce waiting, handoffs, duplication and rework.
خفض الانتظار والتسليم والتكرار وإعادة العمل.
Institutional governanceالحوكمة المؤسسية
Apply role-based access, audit history, ownership and controlled records.
تطبيق الصلاحيات المبنية على الأدوار وسجل التدقيق والملكية وضبط السجلات.
Academic qualityالجودة الأكاديمية
Improve trainee records, evaluation, evidence completeness and reporting.
تحسين سجلات المتدربين والتقييم واكتمال الأدلة والتقارير.
Digital enablementالتمكين الرقمي
Deliver traceable, measurable and user-centered hospital services.
تقديم خدمات مستشفى قابلة للتتبع والقياس ومتمحورة حول المستخدم.
08. Alignment Evidence and Boundaries08. أدلة وحدود المواءمة
08National contextالسياق الوطني
The project is professionally aligned with the national directions for digital enablement, service efficiency and beneficiary experience. This is an analytical alignment, not evidence of formal endorsement.
يتواءم المشروع مهنيًا مع التوجهات الوطنية للتمكين الرقمي وكفاءة الخدمات وتجربة المستفيد. وتمثل هذه مواءمة تحليلية وليست دليلًا على اعتماد رسمي.
Institutional alignmentالمواءمة المؤسسية
Direct alignment with hospital or Medical Services priorities must be supported by the approved strategy, objective or sponsor decision.
تتطلب المواءمة المباشرة مع أولويات المستشفى أو الخدمات الطبية استراتيجية أو هدفًا معتمدًا أو قرارًا من الجهة الراعية.
Measurement boundaryحدود القياس
Strategic contribution is demonstrated through verified process, quality, traceability, experience and control indicators; it is not inferred from implementation alone.
تُثبت المساهمة الاستراتيجية بمؤشرات متحققة للعملية والجودة والتتبع والتجربة والضوابط، ولا تُستنتج من مجرد التنفيذ.
09. Scope and Boundaries09. النطاق والحدود
09Project scopeنطاق المشروع
Student training applicationsطلبات تدريب الطلاب
Undergraduate students, internship, electives, visiting trainees and external rotations.
طلاب المرحلة الجامعية والامتياز والاختيارات والمتدربون الزائرون والدورات الخارجية.
Postgraduate trainingتدريب الدراسات العليا
Registration, program applications, rotation management and completion documentation.
التسجيل وطلبات البرامج وإدارة الدورات وتوثيق الإكمال.
Conference managementإدارة المؤتمرات
Application, approval, attendance tracking, certificates and evaluation.
التقديم والاعتماد ومتابعة الحضور والشهادات والتقييم.
Financial reimbursementالاسترداد المالي
Approved postgraduate tuition, conferences and educational expenses through online application, document upload, workflow approval, finance tracking and status notification.
رسوم الدراسات العليا والمؤتمرات والمصروفات التعليمية المعتمدة عبر التقديم الإلكتروني ورفع المستندات وسير الاعتماد ومتابعة المالية وإشعار الحالة.
Evaluation systemنظام التقييم
Trainees, faculty, supervisors, programs, activities, courses and workshops.
المتدربون وأعضاء هيئة التدريب والمشرفون والبرامج والأنشطة والدورات وورش العمل.
Digital trainee portfolioالملف الرقمي للمتدرب
Personal information, rotation history, evaluations, attendance, certificates, training records, documents and completion status.
البيانات الشخصية وسجل الدورات والتقييمات والحضور والشهادات وسجلات التدريب والمستندات وحالة الإكمال.
Accreditation repositoryمستودع الاعتماد
Policies, procedures, minutes, KPIs, quality indicators, training records, evaluation reports and improvement projects.
السياسات والإجراءات والمحاضر ومؤشرات الأداء والجودة وسجلات التدريب وتقارير التقييم ومشروعات التحسين.
Current implementation focusنطاق التطبيق الحالي
Trainee acceptance and commencement, training-fee reimbursement, approval routing, platform records, evaluation, clearance, auditability and measurement. Each stream retains its own baseline, controls and evidence.
قبول ومباشرة المتدربين، واسترداد رسوم التدريب، ومسارات الاعتماد، وسجلات المنصة، والتقييم، وإخلاء الطرف، وقابلية التدقيق والقياس. ويحتفظ كل مسار بخط أساس وضوابط وأدلة خاصة به.
Out of scope unless approvedخارج النطاق ما لم يعتمد
Unverified integrations, enterprise-wide deployment claims, cashable savings, accreditation-result claims, new policies, or unsupported availability and licensing assumptions. Reimbursement eligibility and historical effective dates require the approved policy.
التكاملات غير المتحققة وادعاءات التعميم المؤسسي والوفورات المالية ونتائج الاعتماد والسياسات الجديدة وافتراضات التوفر أو الترخيص غير المدعومة. وتتطلب أهلية الاسترداد وتواريخ السريان التاريخية السياسة المعتمدة.
10. Stakeholders10. أصحاب المصلحة
10High power and direct accountabilityتأثير عالٍ ومسؤولية مباشرة
- Hospital executive leadership
- Academic Affairs and Training leadership
- Process owners
- Digital and IT teams
- القيادة التنفيذية للمستشفى
- قيادة الشؤون الأكاديمية والتدريب
- ملاك العمليات
- فرق التقنية والتحول الرقمي
High interest and operational participationاهتمام عالٍ ومشاركة تشغيلية
- Training Section employees
- Program directors and clinical departments
- Finance, Quality and Governance
- Trainees and reimbursement applicants
- موظفو قسم التدريب
- مديرو البرامج والأقسام السريرية
- المالية والجودة والحوكمة
- المتدربون ومقدمو طلبات الاسترداد
External stakeholdersأصحاب المصلحة الخارجيون
- Universities and educational institutions
- Saudi Commission for Health Specialties
- Accreditation surveyors
- الجامعات والمؤسسات التعليمية
- الهيئة السعودية للتخصصات الصحية
- مقيّمو الاعتماد
11. Voice of Customer Requirements11. متطلبات صوت المستفيد
11Trainees and applicantsالمتدربون ومقدمو الطلبات
Need: simple submission, clear requirements and visible request status.
Measure: completion from first submission, abandonment, support contacts and satisfaction.
الاحتياج: تقديم سهل ومتطلبات واضحة وحالة طلب ظاهرة.
القياس: الاكتمال من التقديم الأول والتخلي عن الطلب وطلبات الدعم والرضا.
Employees and program directorsالموظفون ومديرو البرامج
Need: complete records, clear ownership and less rework.
Measure: completeness, turnaround time, returns and manual intervention.
الاحتياج: سجلات مكتملة وملكية واضحة وإعادة عمل أقل.
القياس: الاكتمال وزمن الإنجاز والإعادات والتدخل اليدوي.
Leadership, governance and accreditationالقيادة والحوكمة والاعتماد
Need: controlled records, traceable decisions and reliable reports.
Measure: retrieval time, audit completeness, access exceptions and KPI quality.
الاحتياج: سجلات مضبوطة وقرارات قابلة للتتبع وتقارير موثوقة.
القياس: زمن الاسترجاع واكتمال التدقيق واستثناءات الوصول وجودة المؤشرات.
12. SIPOC12. مخطط SIPOC
12| Suppliers | Inputs | Process | Outputs | Customers |
|---|---|---|---|---|
| Departments, universities, program teams, applicants and hospital systems | Requests, identity, required documents, approvals and evaluation data | Submit → validate → route → review → decide → record → notify → report | Decision, controlled record, status, evidence and KPI data | Trainees, program directors, management, Finance and accreditation stakeholders |
| الموردون | المدخلات | العملية | المخرجات | المستفيدون |
|---|---|---|---|---|
| الأقسام والجامعات وفرق البرامج ومقدمو الطلبات وأنظمة المستشفى | الطلبات والهوية والمستندات المطلوبة والموافقات وبيانات التقييم | تقديم ← تحقق ← إحالة ← مراجعة ← قرار ← تسجيل ← إشعار ← تقرير | قرار وسجل مضبوط وحالة وأدلة وبيانات مؤشرات | المتدربون ومديرو البرامج والإدارة والمالية وأصحاب المصلحة في الاعتماد |
13. Trainee Acceptance — Current State13. الوضع الحالي لقبول المتدربين
13Hospital platform submission
→Identity authentication through Nafath
→Required attachments
→Unified trainee file
→Linked request history
→Search, status and auditability
→Paper evaluation and clearance
التقديم عبر منصة المستشفى
←التحقق من الهوية عبر النفاذ الوطني
←المرفقات المطلوبة
←ملف موحد للمتدرب
←سجل مترابط للطلبات
←البحث والحالة وقابلية التدقيق
←التقييم وإخلاء الطرف ورقيان
Nafath is used for identity authentication. The hospital platform manages the request, trainee file, linked request history, duplicate-submission control, search and tracking. The current Head of Department decision route, the current approval and commencement outputs, and the Stage 3 security route require confirmation in the approved workflow.
يُستخدم النفاذ الوطني للتحقق من الهوية. وتدير منصة المستشفى الطلب وملف المتدرب وسجل الطلبات المترابط وضبط تكرار التقديم والبحث والتتبع. ويحتاج مسار قرار رئيس القسم والمخرجات الحالية للموافقة والمباشرة والمسار الأمني في المرحلة الثالثة إلى تأكيد في سير العمل المعتمد.
13A. Training-Fee Reimbursement Journey13A. رحلة استرداد رسوم التدريب
13APrevious intakeالاستقبال السابق
Requests were received through multiple routes, including direct submission, another person, courier, reception and a dedicated email. This improved access for applicants outside the hospital or Jeddah but did not provide one controlled transaction record.
كانت الطلبات تُستقبل عبر مسارات متعددة، تشمل التقديم المباشر أو عن طريق شخص آخر أو المراسل أو الاستقبال أو بريد إلكتروني مخصص. وسهّل البريد وصول المتقدمين من خارج المستشفى أو جدة، لكنه لم يوفر سجل معاملة واحدًا ومضبوطًا.
Recorded process defectsالعيوب المسجلة
Incomplete requests, repeated emails or attachments, outdated or incorrect IBAN, missing contact number, delayed follow-up, prior-year claims and claims repeated for a year already reimbursed.
طلبات ناقصة ورسائل أو مرفقات مكررة وآيبان قديم أو غير صحيح ورقم تواصل مفقود وتأخر المتابعة ومطالبات عن سنوات سابقة ومطالبة مكررة عن سنة سبق استردادها.
Current digital journeyالرحلة الرقمية الحالية
The applicant submits personally through the hospital platform after identity authentication through Nafath. The platform links the request to the identity record, prevents repeated submission, displays the full request history and disbursed amounts, and supports search, tracking and auditability.
يقدم المستفيد طلبه بنفسه عبر منصة المستشفى بعد التحقق من الهوية بواسطة النفاذ الوطني. وتربط المنصة الطلب بسجل الهوية، وتمنع تكرار التقديم، وتعرض سجل الطلبات كاملًا والمبالغ المصروفة، وتدعم البحث والتتبع وقابلية التدقيق.
Remaining controlsالضوابط المتبقية
Automated validation of current-year IBAN, approved entitlement-year rules, prior-year exception handling, proactive payment notification and complete evidence of the approval-to-payment route.
التحقق الآلي من آيبان السنة الحالية وقواعد سنة الاستحقاق المعتمدة ومعالجة استثناءات السنوات السابقة والإشعار الاستباقي بالصرف واكتمال أدلة مسار الاعتماد إلى الصرف.
Required evidenceالمسوغات المطلوبة
Scholarship letter or training contractقرار ابتعاث أو عقد تدريبSCFHS annual reportالتقرير السنوي من الهيئة السعوديةCurrent-year IBANآيبان السنة الحاليةFee invoiceفاتورة الرسومNational identity documentالهوية الوطنية
Historical record for verification: process handover occurred at the end of 2020; reimbursement resumed during 2021; 10/10/2021 is recorded as an effective date pending confirmation from the approved decision.
سجل تاريخي للتحقق: تم تسلم الإجراء في نهاية 2020، واستؤنف الاسترداد خلال 2021، وسُجل 10/10/2021 تاريخًا للسريان إلى حين تأكيده من القرار المعتمد.
13B. Reimbursement Procedure Standardization13B. توحيد إجراءات استرداد الرسوم
13B| Step | Standardized action | Control objective | Planning time | Planning paper use |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Unify the reimbursement request form and core data | Reduce repeated data and simplify review | 5–6 minutes | 1 sheet |
| 2 | Unify the evidence form and classify documents by claim type | Clarify requirements and reduce repeated inquiries | 3–5 minutes | 1 sheet |
| 3 | Apply a completeness checklist before accepting the request | Reduce returns caused by missing evidence | 4 minutes | 1 sheet; removable after electronic implementation |
| 4 | Verify request data, attachments, amount, invoice, payment proof and IBAN | Detect discrepancies before approval | 10–15 minutes | 5–8 sheets depending on attachments |
| 5 | Define the review, approval and referral-for-payment route | Reduce unnecessary transfers and returns | 5–10 minutes | 2–3 sheets |
| الخطوة | الإجراء الموحد | هدف الضبط | الوقت التخطيطي | استخدام الورق التخطيطي |
|---|---|---|---|---|
| 1 | توحيد نموذج طلب الاسترداد والبيانات الأساسية | خفض تكرار البيانات وتبسيط المراجعة | 5–6 دقائق | ورقة واحدة |
| 2 | توحيد نموذج المسوغات وتصنيف المستندات حسب نوع المطالبة | توضيح المتطلبات وخفض الاستفسارات المتكررة | 3–5 دقائق | ورقة واحدة |
| 3 | تطبيق قائمة تحقق من الاكتمال قبل قبول الطلب | خفض الإعادات بسبب نقص المسوغات | 4 دقائق | ورقة واحدة؛ يمكن إلغاؤها بعد التطبيق الإلكتروني |
| 4 | تدقيق بيانات الطلب والمرفقات والمبلغ والفاتورة وإثبات السداد والآيبان | اكتشاف الفروقات قبل الاعتماد | 10–15 دقيقة | 5–8 أوراق بحسب المرفقات |
| 5 | تحديد مسار المراجعة والاعتماد والإحالة للصرف | خفض التنقلات والإعادات غير الضرورية | 5–10 دقائق | 2–3 أوراق |
Planning timeالوقت التخطيطي
Overall stated range: approximately 26–40 minutes. Sum of the five step estimates: 27–40 minutes. Validate through an observed time study.
النطاق الإجمالي المذكور: نحو 26–40 دقيقة. مجموع تقديرات الخطوات الخمس: 27–40 دقيقة. يُتحقق منه بدراسة وقت فعلية.
Planning paper useاستخدام الورق التخطيطي
Overall stated range: approximately 10–15 sheets. Sum of the five step estimates: 10–14 sheets. Validate through a representative transaction sample.
النطاق الإجمالي المذكور: نحو 10–15 ورقة. مجموع تقديرات الخطوات الخمس: 10–14 ورقة. يُتحقق منه بعينة ممثلة من المعاملات.
14. Value Stream Analysis14. تحليل تدفق القيمة
14Qualitative map — requires timestampsخريطة نوعية — تتطلب طوابع زمنية
This map shows the confirmed Stage 3 flow and the residual manual points. It does not invent processing, waiting or approval durations.
توضح الخريطة مسار المرحلة الثالثة المؤكد والنقاط اليدوية المتبقية، دون افتراض مدد للمعالجة أو الانتظار أو الموافقة.
1. Identity and submission1. الهوية والتقديم
The requester submits individually on the hospital’s dedicated platform after Nafath identity authentication.
يقدم صاحب الطلب بصورة فردية عبر منصة المستشفى الخاصة بعد التحقق من الهوية بواسطة نفاذ.
VA: request initiationقيمة مضافة: بدء الطلبSource: platform recordالمصدر: سجل المنصة
2. Required evidence2. المرفقات المطلوبة
University or referral evidence remains required for training. Missing, unclear or outdated documents generate return and rework risk.
يبقى خطاب الجامعة أو التوجيه مطلوبًا للتدريب. وينتج عن المستندات الناقصة أو غير الواضحة أو المنتهية خطر الإعادة وإعادة العمل.
BVA: validationقيمة أعمال: التحققNVA: avoidable returnهدر: إعادة يمكن تجنبها
3. Review and decision3. المراجعة والقرار
The current Head-of-Department route and the approval or commencement output method require documentary confirmation.
يتطلب المسار الحالي لرئيس القسم وطريقة إصدار الموافقة أو المباشرة تأكيدًا مستنديًا.
Time: requires baselineالمدة: تتطلب خط أساسOwner: requires confirmationالمالك: يتطلب تأكيدًا
4. Unified record and trace4. السجل الموحد والتتبع
The platform links identity and request history and supports search, status traceability, auditability and duplicate or loss controls.
تربط المنصة الهوية بسجل الطلبات، وتدعم البحث وتتبع الحالة وقابلية التدقيق وضبط التكرار أو الضياع.
Control activityنشاط رقابيEvidence: logs and screensالدليل: السجلات والشاشات
5. Journey closure5. إغلاق الرحلة
Trainee evaluation and clearance remain paper-based; the security recommendation or approval route remains unresolved in the available evidence.
ما زال تقييم المتدرب وإخلاء الطرف ورقيين، كما أن مسار التزكية أو الموافقة الأمنية غير محسوم في الأدلة المتاحة.
BVA + avoidable handoffقيمة أعمال + تسليم قابل للتقليلEnd-to-end gapفجوة من البداية إلى النهاية
Touch timeزمن العمل الفعليRequires timestamps or a time studyيتطلب طوابع زمنية أو دراسة وقت
Waiting timeزمن الانتظارRequires status timestampsيتطلب طوابع زمنية للحالات
Reworkإعادة العملRequires a return-reason logيتطلب سجل أسباب الإعادة
Flow efficiencyكفاءة التدفقVA time ÷ total lead time; requires baselineزمن القيمة المضافة ÷ الزمن الكلي؛ يتطلب خط أساس
15. Lean Waste Analysis15. تحليل الهدر التشغيلي Lean
15Operational waste classificationتصنيف الهدر التشغيلي
Lean is used here to locate operational waste across the complete flow—not merely paper cost. Quantitative reduction remains subject to a baseline.
يُستخدم Lean لتحديد الهدر التشغيلي عبر التدفق الكامل، وليس تكلفة الورق فقط. ويبقى القياس الكمي للانخفاض مرتبطًا بتوفر خط أساس.
Lean waste categories addressed by the projectفئات الهدر التي يعالجها المشروع وفق Lean
The project addresses seven waste categories across the trainee and reimbursement journeys.
يعالج المشروع سبع فئات من الهدر في رحلتي المتدرب واسترداد الرسوم.
Waitingالانتظار
Approval and follow-up delays.
تأخر الموافقات والمتابعة.
Motionالحركة
Unnecessary movement to complete administrative steps.
حركة غير ضرورية لإكمال الخطوات الإدارية.
Excess processingالمعالجة الزائدة
Repeated or manual processing.
المعالجة المتكررة أو اليدوية.
Paper inventoryمخزون الورق
Accumulated paper and documents.
تراكم الأوراق والمستندات.
Defectsالعيوب
Errors and incomplete documentation.
الأخطاء وعدم اكتمال التوثيق.
Duplicate documentationازدواجية التوثيق
Repeated data or document entry.
تكرار إدخال البيانات أو المستندات.
Transportationالنقل
Physical movement of files.
النقل المادي للملفات.
Current operational waste statusالحالة التشغيلية الحالية للهدر
Removed or reducedأزيل أو انخفضShiftedانتقلStill presentما زال قائمًاNew digital gapفجوة رقمية جديدة
Waitingالانتظار
The 2019 cycle was approximately 2–3 weeks and 2022 reduced it by about one week operationally. Stage 3 requires a timestamp baseline.
كانت دورة 2019 نحو أسبوعين إلى ثلاثة أسابيع، وخفضتها مرحلة 2022 بنحو أسبوع كتقدير تشغيلي. وتتطلب المرحلة الثالثة خط أساس من الطوابع الزمنية.
Transport and handoffsالنقل والتسليم
Paper movement and former Administrative Communications routing were reduced. Paper evaluation and clearance remain.
انخفض نقل الورق والمسار السابق عبر الاتصالات الإدارية، بينما ما زال التقييم وإخلاء الطرف ورقيين.
Repeated workتكرار العمل
The identity-linked request history and duplicate-upload control reduce repeated processing; data defects can still create rework.
يخفض سجل الطلبات المرتبط بالهوية وضابط منع الرفع المكرر تكرار المعالجة، لكن عيوب البيانات قد تُنشئ إعادة عمل.
Errors and reprocessingالأخطاء وإعادة المعالجة
Waste shifted from wrong addresses, paper loss and duplicate handling to incomplete, unclear or outdated digital evidence.
انتقل الهدر من أخطاء العناوين وضياع الورق وتكرار المعالجة إلى مرفقات رقمية ناقصة أو غير واضحة أو منتهية.
Transaction lossضياع المعاملة
The searchable platform record reduces physical loss and supports confirmation of receipt and transaction status.
يخفض سجل المنصة القابل للبحث ضياع المعاملة الورقية، ويدعم تأكيد الاستلام ومعرفة حالة المعاملة.
Multiple handoff pointsتعدد نقاط التسليم
The main intake is unified, but downstream paper closure and the unverified security route preserve residual handoffs.
توحّدت قناة الاستلام الرئيسية، لكن الإغلاق الورقي والمسار الأمني غير المتحقق يبقيان نقاط تسليم متبقية.
Weak status visibilityضعف معرفة الحالة
Search and full request history improve status visibility and auditability across training and reimbursement.
يحسن البحث وسجل الطلبات الكامل معرفة الحالة وقابلية التدقيق في التدريب واسترداد الرسوم.
Missing data and attachmentsنقص البيانات والمرفقات
This is the principal digital-entry defect and requires mandatory checklists, clarity preview and validity rules.
يمثل ذلك أبرز عيب في الإدخال الرقمي، ويتطلب قوائم إلزامية ومعاينة للوضوح وقواعد للصلاحية.
Duplicate approvalsازدواجية الموافقات
Historical duplication is reduced by the identity-linked request history. The current decision or output route still requires documented verification.
يخفض سجل الطلبات المرتبط بالهوية الازدواجية التاريخية، بينما يتطلب مسار القرار أو المخرج الحالي تحققًا موثقًا.
Individual staff knowledgeمعرفة الموظف الفردية
Unified records reduce memory dependence; electronic delegation, shared queues, SLA and escalation still require verification.
تخفض السجلات الموحدة الاعتماد على ذاكرة الموظف، بينما يحتاج التفويض الإلكتروني وقوائم العمل المشتركة ومدد الخدمة والتصعيد إلى تحقق.
Audit rule: a qualitative control effect may be reported now. A percentage reduction, financial saving or workload saving may be reported only after comparable baseline and post-change data.قاعدة التدقيق: يمكن عرض الأثر النوعي للضابط حاليًا، ولا يجوز عرض نسبة انخفاض أو وفر مالي أو وفر في عبء العمل إلا بعد توفر بيانات قابلة للمقارنة قبل التغيير وبعده.
16. Root Cause Analysis16. تحليل الأسباب الجذرية
16Root-cause hypotheses — validate locallyفرضيات أسباب جذرية — تتطلب تحققًا محليًا
The root-cause branches reflect the observed process conditions and are validated through representative cases, system records and staff confirmation.
تعكس فروع الأسباب الجذرية ظروف العملية المرصودة، ويجري التحقق منها من خلال حالات ممثلة وسجلات النظام ومصادقة الموظفين.
Fishbone or Ishikawa cause branchesفروع مخطط عظم السمكة أو إيشيكاوا
Processالعملية
Manual handoffs, fragmented stages, and paper evaluation or clearance prevent one end-to-end controlled flow.
التسليم اليدوي وتجزؤ المراحل وبقاء التقييم أو إخلاء الطرف ورقيًا تمنع وجود تدفق واحد مضبوط من البداية إلى النهاية.
Informationالمعلومات
Historically, status was not visible in one authoritative record; currently, attachment completeness and clarity are the main defect points.
تاريخيًا لم تكن الحالة ظاهرة في سجل معتمد واحد، وحاليًا يمثل اكتمال المرفقات ووضوحها نقطتي العيب الرئيسيتين.
People and continuityالأفراد والاستمرارية
Employee absence or leave historically interrupted knowledge transfer and contributed to repeated handling.
أدى غياب الموظف أو إجازته تاريخيًا إلى انقطاع نقل المعرفة والمساهمة في تكرار المعالجة.
Technology and controlsالتقنية والضوابط
Earlier stages lacked end-to-end identity-linked history and duplicate controls; Stage 3 closes much of this gap through the platform.
افتقرت المراحل السابقة إلى سجل مرتبط بالهوية وضوابط تكرار تغطي الرحلة كاملة، وأغلقت المنصة معظم هذه الفجوة في المرحلة الثالثة.
Governanceالحوكمة
Electronic delegation, SLA, escalation, ownership evidence and the security route are not fully confirmed.
لم يتم تأكيد التفويض الإلكتروني ومدد الخدمة والتصعيد وإثبات الملكية والمسار الأمني بالكامل.
Documents and communicationالمستندات والتواصل
Wrong university address, missing referral letters, expired identity evidence and unclear attachments trigger delay or rework.
ينتج التأخير أو إعادة العمل عن خطأ عنوان الجامعة أو غياب خطاب التوجيه أو انتهاء الهوية أو عدم وضوح المرفقات.
Observed effects
Waiting • duplication • rework • loss • weak traceabilityالآثار المشاهدة
انتظار • تكرار • إعادة عمل • ضياع • ضعف التتبع
Waiting • duplication • rework • loss • weak traceabilityالآثار المشاهدة
انتظار • تكرار • إعادة عمل • ضياع • ضعف التتبع
5 Whys — duplicate processingلماذا الخمسة — تكرار المعالجة
Why 1 — factلماذا 1 — حقيقةThe request or approval was processed more than once.عولج الطلب أو صدرت الموافقة أكثر من مرة.
Why 2 — factلماذا 2 — حقيقةThe replacement employee did not know it had already been completed.لم يكن الموظف البديل يعلم أن المعاملة أُنجزت سابقًا.
Why 3 — factلماذا 3 — حقيقةThe transaction status was difficult to locate or follow across manual or partial routes.كان العثور على حالة المعاملة أو تتبعها صعبًا عبر المسارات اليدوية أو الجزئية.
Why 4 — professional inferenceلماذا 4 — استنتاج مهنيThere was no single authoritative end-to-end transaction record and handover control.لم يوجد سجل واحد معتمد للمعاملة ولا ضابط تسليم يغطي الرحلة كاملة.
Root cause — validateالسبب الجذري — يتطلب تحققًاFragmented case ownership, status visibility and continuity controls.تجزؤ ملكية الحالة ووضوحها وضوابط استمرارية العمل.
Root cause, operational effect and controlالسبب الجذري والأثر التشغيلي والضابط
| Cause or control gap | Operational effect | Proposed control | Evidence status |
|---|---|---|---|
| Fragmented paper and manual handoffs | Waiting, multiple delivery points, loss and difficult status follow-up | One transaction number, electronic routing and complete status history | Historical condition recorded; post-change effect requires measurement |
| No shared duplicate-control record in earlier stages | Repeated handling and approval issued two or three times | Identity-linked request record, duplicate-submission rule and logged override | Platform control operationally reported; configuration and test evidence required |
| Dependence on individual employee knowledge | Delay or reprocessing during absence or leave | Shared work queue, electronic delegation and documented task handover | Proposed control; requires implementation verification |
| Required-document rules not enforced before submission | Incomplete requests and repeated follow-up | Mandatory document checklist and conditional required fields | New digital gap; requires control implementation |
| Unclear identity image or attachments | Review failure, return and rework | Pre-submission clarity preview, file-format rules and quality check | Recorded defect; automated quality control requires testing |
| Expired identity submitted | Invalid or delayed request | Automatic validity check before final submission through an approved data source | Recorded defect; do not attribute this control to Nafath without technical evidence |
| No confirmed SLA, escalation and delegation controls | Unmanaged backlog and unclear accountability | Service times, automatic reminders, escalation rules and absence delegation | Governance gap requiring approval and evidence |
| Paper evaluation and clearance | End-to-end automation remains incomplete and downstream tracking is fragmented | Digitize evaluation and clearance and link them to the trainee record | Confirmed residual gap |
| Security recommendation and approval route not confirmed for Stage 3 | Unclear compliance status and incomplete process evidence | Approve and document the route, owner, decision, status and audit evidence | Requires verification; no cancellation or full digitization is assumed |
| السبب أو فجوة الضبط | الأثر التشغيلي | الضابط المقترح | حالة الدليل |
|---|---|---|---|
| تجزؤ المسار الورقي وكثرة التسليم اليدوي | الانتظار وتعدد نقاط التسليم والضياع وصعوبة متابعة الحالة | رقم موحد للمعاملة ومسار إلكتروني وسجل حالة كامل | الحالة التاريخية مسجلة؛ ويحتاج أثر التغيير إلى قياس |
| غياب سجل مشترك لضبط التكرار في المراحل السابقة | تكرار المعالجة وإصدار الموافقة مرتين أو ثلاثًا | سجل طلب مرتبط بالهوية وقاعدة لمنع التكرار وتجاوز موثق عند الحاجة | ضابط المنصة مذكور تشغيليًا؛ ويحتاج إلى دليل إعداد واختبار |
| الاعتماد على معرفة الموظف الفردية | التأخر أو إعادة المعالجة عند الغياب أو الإجازة | قائمة عمل مشتركة وتفويض إلكتروني وتسليم موثق للمهام | ضابط مقترح؛ يحتاج إلى تحقق من التنفيذ |
| عدم فرض متطلبات المستندات قبل الإرسال | طلبات ناقصة ومتابعة متكررة | قائمة إلزامية للمستندات وحقول مطلوبة حسب حالة الطلب | فجوة رقمية جديدة؛ تتطلب تنفيذ الضابط |
| عدم وضوح صورة الهوية أو المرفقات | تعذر المراجعة والإعادة وإعادة العمل | معاينة الوضوح قبل الإرسال وقواعد لصيغة الملف وفحص الجودة | عيب مسجل؛ ويحتاج الفحص الآلي إلى اختبار |
| تقديم هوية منتهية | طلب غير صالح أو متأخر | تحقق آلي من الصلاحية قبل الإرسال النهائي عبر مصدر بيانات معتمد | عيب مسجل؛ ولا يُنسب هذا الضابط إلى النفاذ الوطني دون دليل تقني |
| عدم تأكيد مدد الخدمة والتصعيد والتفويض | تراكم غير مضبوط وغموض المساءلة | مدد خدمة وتنبيهات آلية وقواعد تصعيد وتفويض عند الغياب | فجوة حوكمة تتطلب اعتمادًا ودليلًا |
| بقاء التقييم وإخلاء الطرف ورقيين | عدم اكتمال الأتمتة من البداية إلى النهاية وتجزؤ التتبع اللاحق | رقمنة التقييم وإخلاء الطرف وربطهما بملف المتدرب | فجوة متبقية مؤكدة |
| عدم حسم مسار التزكية والموافقة الأمنية في المرحلة الثالثة | غموض حالة الامتثال وعدم اكتمال دليل العملية | اعتماد المسار وتوثيق المالك والقرار والحالة وأثر التدقيق | يحتاج إلى تحقق؛ ولا يُفترض الإلغاء أو اكتمال الرقمنة |
Stage 3 addresses the authoritative-record and duplicate-control gap. Residual causes must be retested for attachment quality, paper closure, delegation and the security route.تعالج المرحلة الثالثة فجوة السجل المعتمد وضبط التكرار. ويجب إعادة اختبار الأسباب المتبقية المتعلقة بجودة المرفقات والإغلاق الورقي والتفويض والمسار الأمني.
17. Aim Statementبيان الهدف
17Aim: Improve the quality, efficiency, traceability, user experience and governance of in-scope Academic Affairs and Training processes through process redesign, governed digital enablement, measurement and continuous improvement. Quantitative improvement is not claimed until baseline and post-change data are verified.
الهدف: تحسين جودة وكفاءة وقابلية تتبع وتجربة المستخدم وحوكمة عمليات الشؤون الأكاديمية والتدريب الواقعة ضمن النطاق من خلال إعادة تصميم العمليات والتمكين الرقمي المحكوم والقياس والتحسين المستمر. ولا يُدعى تحسن كمي قبل التحقق من بيانات الخط الأساسي وما بعد التغيير.
18. SMART Objectives18. الأهداف الذكية
18| Objective | Measure | Baseline | Target rule |
|---|---|---|---|
| Reduce request completion time | Average and median completion time by service stream | Requires platform timestamps; 2019 and 2022 estimates remain historical references | Set after validating the baseline and process capability |
| Improve first-time completeness | Requests accepted without return ÷ submitted requests ×100 | Requires baseline | Set after measuring document and data defects |
| Reduce duplicate submissions and rework | Duplicate attempts and rework events per request | Requires platform and status-history data | Set after validating the duplicate and return taxonomy |
| Complete end-to-end digitization | Evaluations and clearances completed electronically ÷ eligible cases ×100 | Evaluation and clearance remain paper-based | Set after approval and pilot |
| Improve service visibility | Requests with complete status and audit history ÷ submitted requests ×100 | Requires baseline | Set after approving status and audit-completeness rules |
| الهدف | المؤشر | خط الأساس | قاعدة المستهدف |
|---|---|---|---|
| خفض زمن إنجاز الطلب | متوسط ووسيط زمن الإنجاز لكل مسار خدمي | يتطلب طوابع زمنية من المنصة، مع إبقاء تقديرات 2019 و2022 مراجع تاريخية | يحدد بعد التحقق من خط الأساس وقدرة العملية |
| تحسين الاكتمال من المرة الأولى | الطلبات المقبولة دون إعادة ÷ الطلبات المقدمة ×100 | يتطلب خط أساس | يحدد بعد قياس عيوب البيانات والمستندات |
| خفض تكرار التقديم وإعادة العمل | محاولات التكرار وأحداث إعادة العمل لكل طلب | يتطلب بيانات المنصة وسجل الحالات | يحدد بعد اعتماد تصنيف التكرار وأسباب الإعادة |
| استكمال الرقمنة من البداية إلى النهاية | التقييمات وإخلاءات الطرف المنجزة إلكترونيًا ÷ الحالات المؤهلة ×100 | ما زال التقييم وإخلاء الطرف ورقيين | يحدد بعد الاعتماد والاختبار التجريبي |
| تحسين وضوح حالة الخدمة | الطلبات ذات سجل الحالة والتدقيق المكتمل ÷ الطلبات المقدمة ×100 | يتطلب خط أساس | يحدد بعد اعتماد قواعد الحالة واكتمال التدقيق |
19. Driver Diagram19. مخطط المحركات
19Improvement designتصميم التحسين
The driver diagram links the end-to-end aim with the primary drivers, secondary drivers and change ideas.
يربط مخطط المحركات الهدف الشامل بالمحركات الرئيسية والمحركات الفرعية وأفكار التغيير.
Aimالهدف
Complete governed, measurable and traceable digital journeys for trainee services and training-fee reimbursement while closing residual manual and data-quality gaps.
استكمال رحلات رقمية محكومة وقابلة للقياس والتتبع لخدمات المتدربين واسترداد رسوم التدريب، مع إغلاق الفجوات اليدوية وفجوات جودة البيانات.
Primary driversالمحركات الرئيسية
- One authoritative request record
- First-time data quality
- End-to-end digital closure
- Continuity and accountability
- سجل معتمد واحد للطلب
- جودة البيانات من المرة الأولى
- إغلاق رقمي من البداية إلى النهاية
- الاستمرارية والمساءلة
Secondary driversالمحركات الثانوية
- Identity-linked history and duplicate control
- Mandatory, clear and valid evidence
- Digital evaluation and clearance
- Delegation, SLA, escalation and audit trail
- سجل مرتبط بالهوية وضبط التكرار
- مرفقات إلزامية وواضحة وسارية
- تقييم وإخلاء طرف رقميان
- التفويض ومدد الخدمة والتصعيد ومسار التدقيق
Change ideasأفكار التغيير
- Attachment completeness and clarity checks
- Expiry and validity rules
- Digital evaluation and clearance
- Security-route documentation
- Notifications and KPI dashboard
- فحص اكتمال المرفقات ووضوحها
- قواعد الانتهاء والصلاحية
- رقمنة التقييم وإخلاء الطرف
- توثيق المسار الأمني
- الإشعارات ولوحة المؤشرات
20. Change Ideas and Required Controls20. أفكار التغيير والضوابط المطلوبة
20| Gap | Required control | Measure |
|---|---|---|
| Expired identity, missing or unclear documents | Automatic identity-validity check through an approved source, mandatory document checklist, conditional required fields and clarity preview before submission | First-time-complete, expired-identity, missing-document and unclear-document rates |
| Duplicate submission or approval | Identity-linked duplicate rule using the relevant service, period and active request status; identity alone must not block legitimate future requests | Blocked duplicate attempts, confirmed duplicate requests and approved overrides |
| Fragmented identification and status | One unique transaction number and a complete status history from submission to closure | Requests with complete transaction and status history |
| Delayed or missed action | Event-based notifications to the employee, trainee and Head of Department | Notification delivery and action-after-notification rates |
| Weak ownership during employee absence | Shared work queue, electronic delegation and documented task handover | Unassigned work, overdue work during absence and handover completion |
| Uncontrolled delays | Approved service times, automatic reminders and escalation for overdue requests | Overdue rate and service-time compliance |
| Incomplete audit evidence | Append-only, non-deletable audit log recording actor, time, action, prior value and new value | Requests with a complete audit trail and unauthorized deletion attempts |
| Paper evaluation and clearance | Digitize both steps and link them to the trainee file and request | Electronic evaluation and clearance completion rates |
| Unresolved security route | Approve and document the owner, decision path, status and auditable evidence | Applicable requests with a complete documented security decision |
| Limited operational visibility | Dashboard for new, incomplete, overdue, duplicate and completed requests, with filters by service and period | Status completeness, overdue volume and action closure |
| الفجوة | الضابط المطلوب | المؤشر |
|---|---|---|
| هوية منتهية أو مستندات ناقصة أو غير واضحة | تحقق آلي من صلاحية الهوية عبر مصدر معتمد، وقائمة إلزامية للمستندات، وحقول مطلوبة حسب حالة الطلب، ومعاينة للوضوح قبل الإرسال | نسب الاكتمال من المرة الأولى والهوية المنتهية ونقص المستندات وعدم وضوحها |
| تكرار التقديم أو الموافقة | قاعدة تكرار مرتبطة بالهوية والخدمة والفترة وحالة الطلب النشط؛ ولا يُستخدم رقم الهوية وحده لمنع الطلبات المستقبلية الصحيحة | محاولات التكرار الممنوعة والطلبات المكررة المؤكدة والتجاوزات المعتمدة |
| تجزؤ تعريف المعاملة وحالتها | رقم موحد للمعاملة وسجل حالة كامل من التقديم حتى الإغلاق | الطلبات ذات رقم معاملة وسجل حالة مكتملين |
| تأخر الإجراء أو عدم ملاحظته | إشعارات مرتبطة بالأحداث للموظف والمتدرب ورئيس القسم | نسب وصول الإشعارات واتخاذ الإجراء بعدها |
| ضعف الملكية عند غياب الموظف | قائمة عمل مشتركة وتفويض إلكتروني وتسليم موثق للمهام | الأعمال غير المسندة والمتأخرة أثناء الغياب واكتمال التسليم |
| تأخيرات غير مضبوطة | مدد خدمة معتمدة وتنبيهات آلية وتصعيد للطلبات المتأخرة | نسبة التأخر والالتزام بمدة الخدمة |
| عدم اكتمال أدلة التدقيق | سجل تدقيق تتابعي غير قابل للحذف، يوثق المنفذ والوقت والإجراء والقيمة السابقة والجديدة | الطلبات ذات أثر تدقيق مكتمل ومحاولات الحذف غير المصرح بها |
| التقييم وإخلاء الطرف الورقيان | رقمنة الخطوتين وربطهما بملف المتدرب والطلب | نسب إكمال التقييم وإخلاء الطرف إلكترونيًا |
| المسار الأمني غير المحسوم | اعتماد وتوثيق المالك ومسار القرار والحالة والدليل القابل للتدقيق | الطلبات المنطبقة ذات القرار الأمني المكتمل والموثق |
| محدودية الرؤية التشغيلية | لوحة متابعة للطلبات الجديدة والناقصة والمتأخرة والمكررة والمكتملة، مع التصفية حسب الخدمة والفترة | اكتمال الحالة وحجم المتأخر وإغلاق الإجراءات |
21. Digital Transformation Model21. نموذج التحول الرقمي
211. Current state
2. Process redesign
3. Digital enablement
4. Integrated records
5. Governance
6. Performance measurement
7. Continuous improvement
1. الوضع الحالي
2. إعادة تصميم العملية
3. التمكين الرقمي
4. تكامل السجلات
5. الحوكمة
6. قياس الأداء
7. التحسين المستمر
Digitizationالرقمنة
Convert information and documents into digital form.
تحويل المعلومات والمستندات إلى صيغة رقمية.
Digitalizationالتشغيل الرقمي
Use digital tools to improve individual process steps.
استخدام الأدوات الرقمية لتحسين خطوات الإجراء.
Automationالأتمتة
Execute defined rules and workflow steps with reduced manual intervention.
تنفيذ القواعد وخطوات سير العمل المحددة مع خفض التدخل اليدوي.
Digital transformationالتحول الرقمي
Redesign people, process, technology, data, governance and measurement as one operating model.
إعادة تصميم الأفراد والعمليات والتقنية والبيانات والحوكمة والقياس كنموذج تشغيلي واحد.
22. Digital Solution Architecture22. معمارية الحل الرقمي
22Users and servicesالمستخدمون والخدمات
Trainees, applicants, employees, program directors and management access submission, status, evaluation, clearance, evidence and reporting services according to their roles.
يصل المتدربون ومقدمو الطلبات والموظفون ومديرو البرامج والإدارة إلى خدمات التقديم والحالة والتقييم وإخلاء الطرف والأدلة والتقارير وفق أدوارهم.
Workflow and controlsسير العمل والضوابط
Validation, role-based routing, approval, delegation, notifications, SLA, escalation and duplicate-submission control.
التحقق والإحالة المبنية على الأدوار والاعتماد والتفويض والإشعارات ومدد الخدمة والتصعيد وضبط تكرار التقديم.
Records and analyticsالسجلات والتحليلات
Identity-linked records, document management, data-quality rules, audit history, KPI calculations, exceptions and dashboards.
سجلات مرتبطة بالهوية وإدارة الوثائق وقواعد جودة البيانات وسجل التدقيق وحساب المؤشرات والاستثناءات ولوحات المتابعة.
Privacy, cybersecurity, access control, records management, system support and business continuity apply across all layers.
تطبق متطلبات الخصوصية والأمن السيبراني وضبط الوصول وإدارة السجلات ودعم النظام واستمرارية الأعمال على جميع الطبقات.
23. Implementation Roadmap23. خارطة التنفيذ
23Project transformation roadmapخارطة تحول المشروع
1. Assessment1. التقييم
2. Workflow redesign2. إعادة تصميم سير العمل
3. Automation3. الأتمتة
4. Pilot testing4. الاختبار التجريبي
5. Evaluation5. التقييم
6. Optimization6. التحسين
7. Institution-wide deployment7. التعميم على مستوى المؤسسة
Priority implementation planخطة التنفيذ حسب الأولوية
Evidence and control closureإغلاق فجوات الأدلة والضوابط
- Establish the Stage 3 timestamp and defect baseline.
- Capture screenshots, duplicate-control tests and audit-history evidence.
- Confirm the current Head-of-Department decision and output route.
- Resolve and document the security recommendation or approval route.
- Define mandatory attachments, clarity preview and validity rules.
- إنشاء خط أساس للطوابع الزمنية والعيوب في المرحلة الثالثة.
- حفظ لقطات الشاشة واختبارات منع التكرار وأدلة سجل التدقيق.
- تأكيد مسار قرار رئيس القسم والمخرجات الحالية.
- حسم وتوثيق مسار التزكية أو الموافقة الأمنية.
- تحديد المرفقات الإلزامية ومعاينة الوضوح وقواعد الصلاحية.
Gate:بوابة الانتقال: Approved definitions, evidence owner and baseline dataset.تعريفات معتمدة ومالك للأدلة وبيانات خط أساس.
Close residual manual workإغلاق الأعمال اليدوية المتبقية
- Digitize trainee evaluation and clearance.
- Implement electronic delegation and shared work queues.
- Approve service durations, escalation and notifications.
- Build the operational dashboard for new, incomplete, overdue, duplicate and completed requests.
- رقمنة تقييم المتدرب وإخلاء الطرف.
- تطبيق التفويض الإلكتروني وقوائم العمل المشتركة.
- اعتماد مدد الخدمة والتصعيد والإشعارات.
- إنشاء لوحة تشغيلية للطلبات الجديدة والناقصة والمتأخرة والمكررة والمكتملة.
Gate:بوابة الانتقال: Small-scale PDSA evidence and control acceptance.أدلة اختبار PDSA محدود النطاق وقبول الضوابط.
Optimize, standardize and scaleالتحسين والتوحيد والتوسع
- Link downstream records and decisions end to end where institutionally approved.
- Automate validated rules and exception routing.
- Operate a recurring Kaizen register and control review.
- Scale only after stability, privacy, continuity and performance evidence.
- ربط السجلات والقرارات اللاحقة من البداية إلى النهاية بعد الاعتماد المؤسسي.
- أتمتة القواعد المتحققة ومسارات الاستثناء.
- تشغيل سجل كايزن دوري ومراجعة الضوابط.
- التوسع بعد توفر أدلة الاستقرار والخصوصية والاستمرارية والأداء.
Gate:بوابة الانتقال: Verified results, approved standard work and sustained control.نتائج متحققة وعمل معياري معتمد وضبط مستدام.
24. PDSA Cycles24. دورات PDSA
24Planned PDSA tests — not completed cyclesاختبارات PDSA مخططة — وليست دورات مكتملة
PDSA is used for small-scale learning before implementation. Each cycle must contain a prediction, data plan, result, decision and learning record.
تُستخدم PDSA للتعلم من اختبار محدود قبل التطبيق. ويجب أن تتضمن كل دورة تنبؤًا وخطة بيانات ونتيجة وقرارًا وسجل تعلم.
Project PDSA frameworkإطار PDSA للمشروع
PlanخططBenchmark academic centers, map current workflows, identify Lean waste and design future-state digital workflows.المقارنة المرجعية مع المراكز الأكاديمية، ورسم سير العمل الحالي، وتحديد هدر Lean، وتصميم سير العمل الرقمي المستقبلي.
DoنفّذDevelop electronic forms, build automated approvals, pilot selected services and train staff.تطوير النماذج الإلكترونية وبناء مسارات الاعتماد الآلي وتجربة خدمات مختارة وتدريب الموظفين.
StudyادرسMeasure processing time, satisfaction, error rates, paper consumption, completed applications and turnaround time.قياس زمن المعالجة والرضا ومعدلات الأخطاء واستهلاك الورق والطلبات المكتملة وزمن الإنجاز.
Actاتخذ الإجراءRefine workflows, expand automation, integrate additional services and standardize successful processes.تحسين سير العمل وتوسيع الأتمتة ودمج خدمات إضافية وتوحيد العمليات الناجحة.
Planned PDSA cyclesدورات PDSA المخططة
Attachment quality and completenessجودة المرفقات واكتمالها
PlanخططTest checklist, clarity preview and validity rules.اختبار القائمة الإلزامية ومعاينة الوضوح وقواعد الصلاحية.
DoنفّذSmall pilot in one approved request stream.تجربة محدودة في مسار طلبات معتمد واحد.
StudyادرسFirst-time complete, missing or unclear rates and manual intervention.قياس الاكتمال من المرة الأولى ونسب النقص أو عدم الوضوح والتدخل اليدوي.
Actاتخذ الإجراءAdopt, adapt or abandon based on data.اعتماد التغيير أو تعديله أو إيقافه وفق البيانات.
Digital evaluation and clearanceرقمنة التقييم وإخلاء الطرف
PlanخططDefine electronic forms, ownership and closure evidence.تحديد النماذج الإلكترونية والملكية ودليل الإغلاق.
DoنفّذPilot with a limited eligible cohort.تجربة على عينة محدودة مؤهلة.
StudyادرسCompletion, turnaround, defects and support demand.قياس الإكمال والزمن والعيوب وطلبات الدعم.
Actاتخذ الإجراءRefine and update standard work if effective.التحسين وتحديث العمل المعياري إذا ثبتت الفاعلية.
Delegation, SLA and notificationsالتفويض ومدد الخدمة والإشعارات
PlanخططDefine queue, absence handover, service duration and escalation.تحديد قائمة العمل وتسليم مهام الغياب ومدة الخدمة والتصعيد.
DoنفّذTest with a limited work queue.اختبار قائمة عمل محدودة.
StudyادرسOverdue rate, SLA compliance and alert burden.قياس التأخر والالتزام بمدة الخدمة وعبء التنبيهات.
Actاتخذ الإجراءAdjust rules and ownership.تعديل القواعد والملكية.
KPI and exception dashboardلوحة المؤشرات والاستثناءات
PlanخططApprove definitions, sources, owners and data-quality rules.اعتماد التعريفات والمصادر والملاك وقواعد جودة البيانات.
DoنفّذBuild a minimum dashboard using a defined period.إنشاء لوحة أولية لفترة محددة.
StudyادرسAccuracy, completeness, usability and actionability.قياس الدقة والاكتمال وسهولة الاستخدام وقابلية اتخاذ الإجراء.
Actاتخذ الإجراءCertify, revise or stop the measure.اعتماد المؤشر أو تعديله أو إيقافه.
Separate control-assurance test: verify identity-linked history, duplicate prevention, search and audit trace through a controlled test and system logs. This verifies an existing control; it is not a completed PDSA cycle or quantitative outcome.اختبار مستقل لضمان الضابط: التحقق من السجل المرتبط بالهوية ومنع التكرار والبحث ومسار التدقيق باختبار مضبوط وسجلات النظام. يثبت ذلك ضابطًا قائمًا ولا يُعرض باعتباره دورة PDSA مكتملة أو نتيجة كمية.
25. Kaizen Model25. نموذج كايزن
25PDSA — test cyclePDSA — دورة اختبارTests whether a defined change works in the local setting before full implementation.تختبر ما إذا كان تغيير محدد يعمل في البيئة المحلية قبل التطبيق الكامل.
Kaizen — continuous improvementكايزن — التحسين المستمرCaptures and governs small incremental improvements after observing work and maintaining standard work.يرصد التحسينات الصغيرة المتدرجة ويحكمها بعد ملاحظة العمل والمحافظة على العمل المعياري.
1. Capture issue1. رصد المشكلة
2. Classify waste2. تصنيف الهدر
3. Validate cause3. التحقق من السبب
4. Approve and test4. الاعتماد والاختبار
5. Update standard work5. تحديث العمل المعياري
6. Monitor KPI6. مراقبة المؤشر
7. Close or reopen7. الإغلاق أو إعادة الفتح
Kaizen backlogسجل فرص كايزن
| ID | Observed gapالفجوة المرصودة | Proposed small improvementالتحسين الصغير المقترح | Measureالمؤشر | Evidence statusحالة الدليل |
|---|---|---|---|---|
| KZ-D01 | Missing or unclear attachmentsمرفقات ناقصة أو غير واضحة | Mandatory checklist and pre-submit clarity previewقائمة إلزامية ومعاينة الوضوح قبل الإرسال | First-time-complete and unclear-document ratesنسب الاكتمال من المرة الأولى والمستندات غير الواضحة | Proposed; PDSA requiredمقترح؛ يتطلب PDSA |
| KZ-T01 | Paper evaluation and clearanceالتقييم وإخلاء الطرف الورقيان | Digitize and link both to the trainee recordرقمنتهما وربطهما بسجل المتدرب | Electronically completed evaluation or clearance rateنسبة التقييمات أو إخلاءات الطرف الإلكترونية | Proposed; baseline requiredمقترح؛ يتطلب خط أساس |
| KZ-C01 | Absence and ownership continuityاستمرارية العمل عند الغياب | Electronic delegation, shared queue and escalationتفويض إلكتروني وقائمة مشتركة وتصعيد | Overdue rate and manual interventionنسبة التأخر والتدخل اليدوي | Requires control verificationيتطلب التحقق من الضابط |
| KZ-G01 | Unresolved security routeمسار أمني غير محسوم | Approve owner, decision path and audit evidenceاعتماد المالك ومسار القرار ودليل التدقيق | Complete documented security decisions ÷ applicable requestsالقرارات الأمنية الموثقة والمكتملة ÷ الطلبات المنطبقة | Requires verificationيتطلب تحققًا |
No Kaizen item is reported as completed until before and after evidence, approval and updated standard work are available.لا يُعرض أي بند كايزن على أنه مكتمل قبل توفر أدلة ما قبل التغيير وما بعده والاعتماد وتحديث العمل المعياري.
26. Measurement Framework26. إطار القياس
26Outcome measuresمؤشرات النتائج
Completion time, first-time completeness, user satisfaction and electronic journey completion.
زمن الإنجاز والاكتمال من المرة الأولى ورضا المستخدم واستكمال الرحلة إلكترونيًا.
Process measuresمؤشرات العمليات
Approval time, missing or unclear documents, duplicate attempts, rework and SLA compliance.
زمن الموافقة والمستندات الناقصة أو غير الواضحة ومحاولات التكرار وإعادة العمل والالتزام بمدة الخدمة.
Balancing measuresالمؤشرات الموازنة
Digital abandonment, support demand, manual intervention, alert burden and unintended employee workload.
التخلي عن الطلب الرقمي وطلبات الدعم والتدخل اليدوي وعبء التنبيهات والعبء غير المقصود على الموظفين.
Governance measuresمؤشرات الحوكمة
Audit-history completeness, access exceptions, data quality, overdue cases and control-test results.
اكتمال سجل التدقيق واستثناءات الوصول وجودة البيانات والطلبات المتأخرة ونتائج اختبار الضوابط.
27. KPI Dictionary27. قاموس مؤشرات الأداء
27| KPI | Formula | Baseline | Data source |
|---|---|---|---|
| Average request completion time | Σ(completion timestamp − valid submission timestamp) ÷ completed requests | 2019: approximately 2–3 weeks; 2022: approximately one-week reduction; Stage 3 requires baseline | Historical records and platform timestamps |
| Head of Department decision time | Σ(decision timestamp − routing timestamp) ÷ decided requests | Requires baseline | Workflow status history |
| First-time-complete rate | Requests accepted without return ÷ submitted requests ×100 | Requires baseline | Request status and return-reason log |
| Missing-attachment rate | Requests returned for missing attachments ÷ submitted requests ×100 | Requires baseline | Return-reason log |
| Unclear-document rate | Requests with at least one unclear attachment ÷ submitted requests ×100 | Requires baseline | Attachment-quality review log |
| Duplicate-submission rate | Duplicate requests ÷ submitted requests ×100 | Requires baseline | Identity-linked request history and duplicate-control log |
| Blocked duplicate-attempt rate | Repeated attempts blocked ÷ total submission attempts ×100 | Requires baseline | Duplicate-control log |
| Overdue-request rate | Open requests exceeding the approved service duration ÷ open requests ×100 | Requires approved service duration and baseline | Platform timestamps and service rules |
| Service-level compliance | Requests completed within approved service duration ÷ completed requests ×100 | Requires approved service duration and baseline | Platform timestamps |
| Electronic evaluation and clearance rate | Evaluations and clearances completed electronically ÷ eligible cases ×100 | Current process remains paper-based | Platform and controlled records |
| Rework events per request | Total return, correction and reprocessing events ÷ submitted requests | Requires baseline | Status and audit history |
| Manual-intervention rate | Requests requiring manual exception handling ÷ submitted requests ×100 | Requires baseline | Exception and support log |
| Reimbursement first-time-complete rate | Reimbursement requests accepted without return ÷ submitted reimbursement requests ×100 | Requires baseline | Platform status and return-reason log |
| Invalid or outdated IBAN rate | Reimbursement requests returned for invalid or outdated IBAN ÷ submitted reimbursement requests ×100 | Requires baseline | Document-validation and return-reason log |
| Prior-year accumulated-claim rate | Requests covering an earlier entitlement year ÷ submitted reimbursement requests ×100 | Requires an approved entitlement-year definition and baseline | Entitlement-year field and submission timestamp |
| Reimbursement payment-record completeness | Paid requests showing request history and paid amount ÷ paid reimbursement requests ×100 | Requires baseline | Platform request and payment history |
| Observed reimbursement handling time | Σ actual active handling minutes ÷ completed reimbursement transactions | Planning reference: approximately 26–40 minutes; requires observed baseline | Approved time study or activity timestamps |
| Average reimbursement paper use | Total sheets used in sampled transactions ÷ sampled transactions | Planning reference: approximately 10–15 sheets; requires observed sample | Transaction document audit |
| المؤشر | المعادلة | خط الأساس | مصدر البيانات |
|---|---|---|---|
| متوسط زمن إنجاز الطلب | مجموع (وقت الإكمال − وقت التقديم الصحيح) ÷ الطلبات المكتملة | 2019: نحو 2–3 أسابيع؛ 2022: انخفاض بنحو أسبوع؛ المرحلة الثالثة تتطلب خط أساس | السجلات التاريخية والطوابع الزمنية في المنصة |
| زمن قرار رئيس القسم | مجموع (وقت القرار − وقت الإحالة) ÷ الطلبات التي صدر فيها قرار | يتطلب خط أساس | سجل حالات سير العمل |
| نسبة الاكتمال من المرة الأولى | الطلبات المقبولة دون إعادة ÷ الطلبات المقدمة ×100 | يتطلب خط أساس | سجل الحالة وأسباب الإعادة |
| نسبة نقص المرفقات | الطلبات المعادة لنقص المرفقات ÷ الطلبات المقدمة ×100 | يتطلب خط أساس | سجل أسباب الإعادة |
| نسبة المستندات غير الواضحة | الطلبات التي تحتوي مستندًا واحدًا غير واضح على الأقل ÷ الطلبات المقدمة ×100 | يتطلب خط أساس | سجل مراجعة جودة المرفقات |
| نسبة الطلبات المكررة | الطلبات المكررة ÷ الطلبات المقدمة ×100 | يتطلب خط أساس | سجل الطلبات المرتبط بالهوية وسجل ضابط التكرار |
| نسبة محاولات التكرار الممنوعة | محاولات التكرار الممنوعة ÷ إجمالي محاولات التقديم ×100 | يتطلب خط أساس | سجل ضابط منع التكرار |
| نسبة الطلبات المتأخرة | الطلبات المفتوحة المتجاوزة لمدة الخدمة المعتمدة ÷ الطلبات المفتوحة ×100 | تتطلب مدة خدمة معتمدة وخط أساس | طوابع المنصة وقواعد الخدمة |
| نسبة الالتزام بمدة الخدمة | الطلبات المكتملة ضمن مدة الخدمة المعتمدة ÷ الطلبات المكتملة ×100 | تتطلب مدة خدمة معتمدة وخط أساس | الطوابع الزمنية في المنصة |
| نسبة التقييم وإخلاء الطرف الإلكتروني | التقييمات وإخلاءات الطرف المنجزة إلكترونيًا ÷ الحالات المؤهلة ×100 | العملية الحالية ما زالت ورقية | المنصة والسجلات المضبوطة |
| عدد مرات إعادة العمل لكل طلب | إجمالي أحداث الإعادة والتصحيح وإعادة المعالجة ÷ الطلبات المقدمة | يتطلب خط أساس | سجل الحالة والتدقيق |
| نسبة التدخل اليدوي | الطلبات التي تتطلب معالجة استثنائية يدوية ÷ الطلبات المقدمة ×100 | يتطلب خط أساس | سجل الاستثناءات والدعم |
| نسبة اكتمال طلبات الاسترداد من المرة الأولى | طلبات الاسترداد المقبولة دون إعادة ÷ طلبات الاسترداد المقدمة ×100 | يتطلب خط أساس | حالات المنصة وسجل أسباب الإعادة |
| نسبة الآيبان غير الصحيح أو غير المحدث | طلبات الاسترداد المعادة بسبب الآيبان ÷ طلبات الاسترداد المقدمة ×100 | يتطلب خط أساس | سجل التحقق من المستندات وأسباب الإعادة |
| نسبة المطالبات المتراكمة عن سنوات سابقة | الطلبات التي تغطي سنة استحقاق سابقة ÷ طلبات الاسترداد المقدمة ×100 | تتطلب تعريفًا معتمدًا لسنة الاستحقاق وخط أساس | حقل سنة الاستحقاق ووقت التقديم |
| اكتمال سجل طلبات ومبالغ الاسترداد | الطلبات المصروفة التي يظهر فيها سجل الطلب والمبلغ المصروف ÷ الطلبات المصروفة ×100 | يتطلب خط أساس | سجل الطلبات والمبالغ المصروفة في المنصة |
| متوسط زمن العمل الفعلي للاسترداد | مجموع دقائق العمل الفعلي ÷ معاملات الاسترداد المكتملة | مرجع تخطيطي: نحو 26–40 دقيقة؛ يتطلب قياسًا فعليًا | دراسة وقت معتمدة أو طوابع النشاط |
| متوسط استخدام الورق في الاسترداد | إجمالي الأوراق المستخدمة في العينة ÷ معاملات العينة | مرجع تخطيطي: نحو 10–15 ورقة؛ يتطلب عينة فعلية | تدقيق مستندات المعاملات |
No target or improvement percentage is assigned until the baseline, measurement period and data-quality rules are approved.
لا يُحدد مستهدف أو نسبة تحسن قبل اعتماد خط الأساس وفترة القياس وقواعد جودة البيانات.
28. Governance28. الحوكمة
28Executive accountabilityالمساءلة التنفيذية
Sponsor: strategic support and escalation.
Project owner: scope, outcomes and decisions.
Leadership oversight: approval and sustained control.
راعي المشروع: الدعم الاستراتيجي والتصعيد.
مالك المشروع: النطاق والنتائج والقرارات.
الإشراف القيادي: الاعتماد واستدامة الضبط.
Method and deliveryالمنهجية والتنفيذ
QI lead: measures and PDSA.
Digital and IT lead: architecture, security and support.
Process owners: standard work and adoption.
قائد تحسين الجودة: المؤشرات ودورات PDSA.
قائد التقنية والتحول الرقمي: المعمارية والأمن والدعم.
ملاك العمليات: العمل المعياري والتبني.
Data and assuranceالبيانات والتأكيد
Data owner: definitions, quality and access.
Governance, risk and compliance: controls and monitoring.
Users: requirements, testing and adoption.
مالك البيانات: التعريفات والجودة والوصول.
الحوكمة والمخاطر والامتثال: الضوابط والمراقبة.
المستخدمون: المتطلبات والاختبار والتبني.
| Activity | Accountable | Responsible | Consulted | Informed |
|---|---|---|---|---|
| Approve scope and priorities | Sponsor | Project owner | QI, IT, process owners and governance | Users |
| Map process and validate baseline | Project owner | QI, process owner and data owner | IT and users | Sponsor |
| Design and test digital changes | Project owner | IT, QI and process owner | Governance, data owner and users | Sponsor |
| Approve controls and standard work | Project owner | Process owner and governance | QI, IT and data owner | Users |
| النشاط | المساءل | المنفذ | المستشار | المبلّغ |
|---|---|---|---|---|
| اعتماد النطاق والأولويات | راعي المشروع | مالك المشروع | الجودة والتقنية وملاك العمليات والحوكمة | المستخدمون |
| رسم العملية والتحقق من خط الأساس | مالك المشروع | الجودة ومالك العملية ومالك البيانات | التقنية والمستخدمون | راعي المشروع |
| تصميم التغييرات الرقمية واختبارها | مالك المشروع | التقنية والجودة ومالك العملية | الحوكمة ومالك البيانات والمستخدمون | راعي المشروع |
| اعتماد الضوابط والعمل المعياري | مالك المشروع | مالك العملية والحوكمة | الجودة والتقنية ومالك البيانات | المستخدمون |
29. RACI Governance29. حوكمة الأدوار والمسؤوليات RACI
29Accountability assignments follow the hospital’s approved authority matrix, committee structure and actual ownership of each process step.
تُحدد المسؤوليات والمساءلة وفق مصفوفة الصلاحيات المعتمدة في المستشفى وهيكل اللجان والملكية الفعلية لكل خطوة في الإجراء.
30. Risk Management30. إدارة المخاطر
30| Risk | Stream | Operational effect | Control | Status |
|---|---|---|---|---|
| Duplicate submission or repeated upload | Training and reimbursement | Repeated processing, duplicate approval or claim, late discovery and rework | Identity-linked record, duplicate control and one request history | Implemented; retain control-test evidence |
| Transaction loss or uncontrolled handoff | Training and reimbursement | Missing paper or email, disputed receipt and delayed follow-up | Hospital-platform intake, persistent record, receipt and status history | Risk reduced; retain system evidence |
| Missing or unclear documents | Training and reimbursement | Return, waiting, manual review and rework | Mandatory checklist, preview, legibility and completeness validation | Requires implementation and measurement |
| Expired or outdated documents | Training and reimbursement | Return and processing delay | Document type, expiry and year validation | Requires implementation and measurement |
| Employee absence or ownership gap | Training and reimbursement | Delay, repeated handling and dependence on individual knowledge | Shared queue, electronic delegation, SLA and escalation | Requires completion |
| Paper evaluation and clearance | Training | Fragmented journey closure and incomplete digital record | Digitize and link both steps to the trainee file | Open gap |
| Security recommendation or approval route | Training | Compliance, delay and evidence risk | Approve owner, route, decision and audit record | Requires confirmation |
| Accumulated prior-year claims | Reimbursement | Workload and current-year budget pressure | Approved entitlement year, submission window and exception route | Requires policy and control confirmation |
| Payment-status communication | Reimbursement | Uncertainty about payment completion | Request and disbursed-amount history plus proactive notification | History available; notification requires completion |
| الخطر | المسار | الأثر التشغيلي | الضابط | الحالة |
|---|---|---|---|---|
| تكرار التقديم أو الرفع | التدريب والاسترداد | تكرار المعالجة أو الموافقة أو المطالبة واكتشاف متأخر وإعادة عمل | سجل مرتبط بالهوية وضابط تكرار وسجل طلب واحد | مطبق؛ تُحفظ أدلة اختبار الضابط |
| ضياع المعاملة أو التسليم غير المضبوط | التدريب والاسترداد | فقد الورق أو البريد والنزاع حول الاستلام وتأخر المتابعة | استلام عبر منصة المستشفى وسجل ثابت وإثبات استلام وتاريخ للحالة | انخفض الخطر؛ تُحفظ أدلة النظام |
| مستندات ناقصة أو غير واضحة | التدريب والاسترداد | إعادة وانتظار ومراجعة يدوية وإعادة عمل | قائمة إلزامية ومعاينة وفحص الوضوح والاكتمال | يتطلب التطبيق والقياس |
| مستندات منتهية أو غير محدثة | التدريب والاسترداد | إعادة وتأخر المعالجة | التحقق من نوع المستند والصلاحية والسنة | يتطلب التطبيق والقياس |
| غياب الموظف أو فجوة الملكية | التدريب والاسترداد | تأخر وتكرار المعالجة والاعتماد على معرفة الفرد | قائمة مشتركة وتفويض إلكتروني ومدة خدمة وتصعيد | يتطلب الاستكمال |
| التقييم وإخلاء الطرف الورقيان | التدريب | تجزؤ إغلاق الرحلة وعدم اكتمال السجل الرقمي | رقمنة الخطوتين وربطهما بملف المتدرب | فجوة قائمة |
| مسار التزكية أو الموافقة الأمنية | التدريب | مخاطر امتثال وتأخر وأدلة | اعتماد المالك والمسار والقرار وسجل التدقيق | يتطلب التأكيد |
| تراكم مطالبات سنوات سابقة | الاسترداد | عبء عمل وضغط على مخصصات السنة الحالية | سنة استحقاق معتمدة ونافذة تقديم ومسار استثناء | يتطلب تأكيد السياسة والضابط |
| التواصل بشأن حالة الصرف | الاسترداد | عدم وضوح اكتمال الصرف | سجل الطلبات والمبالغ المصروفة مع إشعار استباقي | السجل متاح؛ يتطلب استكمال الإشعار |
Likelihood and impact scores require the approved institutional risk scale and named risk owners.
تتطلب درجات الاحتمال والأثر مقياس المخاطر المؤسسي المعتمد وتحديد ملاك المخاطر.
31. Change Management31. إدارة التغيير
311. Awareness
2. Stakeholder engagement
3. Communication
4. Training
5. Pilot
6. Feedback
7. Reinforcement
1. التوعية
2. إشراك أصحاب المصلحة
3. التواصل
4. التدريب
5. الاختبار التجريبي
6. التغذية الراجعة
7. التعزيز والاستدامة
Adoption measures: digital adoption, training completion, user satisfaction, process compliance, abandonment and support demand.
مؤشرات التبني: التبني الرقمي وإكمال التدريب ورضا المستخدم والالتزام بالإجراء والتخلي عن الطلب وطلبات الدعم.
32. Results32. النتائج
32Trainee streamمسار المتدربين
Stage 3 uses the hospital’s dedicated platform. The current qualitative improvements are a unified trainee file, linked request history, easier search, a clear transaction path, improved auditability, duplicate-submission control and reduced risk of transaction loss. Time saving remains qualitative until platform timestamps establish the baseline and post-change result.
تعمل المرحلة الثالثة عبر منصة المستشفى الخاصة. وتشمل التحسينات النوعية الحالية ملفًا موحدًا للمتدرب وسجلًا مترابطًا للطلبات وسهولة البحث ووضوح مسار المعاملة وتحسين قابلية التدقيق وضبط تكرار التقديم وخفض مخاطر ضياع المعاملة. ويبقى توفير الوقت أثرًا نوعيًا إلى أن تحدد الطوابع الزمنية في المنصة خط الأساس والنتيجة بعد التغيير.
Training-fee reimbursement streamمسار استرداد رسوم التدريب
The applicant submits personally after identity authentication through Nafath. The hospital platform maintains the identity-linked record, prevents repeated submission, displays the request history and disbursed amounts, and supports transaction tracking. Current-year IBAN validation and proactive payment notification remain controls to be completed or confirmed.
يقدم المستفيد طلبه بنفسه بعد التحقق من الهوية عبر النفاذ الوطني. وتحتفظ منصة المستشفى بالسجل المرتبط بالهوية، وتمنع تكرار التقديم، وتعرض سجل الطلبات والمبالغ المصروفة، وتدعم تتبع المعاملة. ويبقى التحقق من آيبان السنة الحالية والإشعار الاستباقي بالصرف من الضوابط المطلوب استكمالها أو تأكيدها.
No percentage improvement, financial saving or Stage 3 completion-time result is reported without validated before-and-after data.
لا تُعرض نسبة تحسن أو وفورات مالية أو نتيجة لزمن إنجاز المرحلة الثالثة دون بيانات متحققة قبل التغيير وبعده.
33. Before and Current State33. المقارنة بين الوضع السابق والحالي
33Paper baselineالخط الأساسي الورقي
University-led paper correspondence; approximately 4–8 sheets per subprocess or document packet; approximately two-to-three-week cycle; manual handoffs; difficult retrieval; incorrect addressee risk; transaction loss; repeated processing and approvals; paper evaluation and clearance.
مراسلات ورقية تبدأ من الجامعة؛ نحو 4–8 أوراق لكل إجراء فرعي أو حزمة مستندات؛ دورة تستغرق نحو أسبوعين إلى ثلاثة أسابيع؛ تسليم يدوي؛ صعوبة البحث؛ مخاطر خطأ عنوان الخطاب؛ ضياع المعاملة؛ تكرار المعالجة والموافقات؛ وتقييم وإخلاء طرف ورقيان.
Stage 3 — current stateالمرحلة الثالثة — الوضع الحالي
Individual submission through the hospital platform after identity authentication through Nafath; unified trainee file and linked request history; search, tracking and auditability; duplicate-submission and transaction-loss controls. Remaining gaps are document and data quality, paper evaluation and clearance, and confirmation of the security route.
تقديم فردي عبر منصة المستشفى بعد التحقق من الهوية بواسطة النفاذ الوطني؛ ملف موحد للمتدرب وسجل مترابط للطلبات؛ بحث وتتبع وقابلية للتدقيق؛ وضوابط لتكرار التقديم وضياع المعاملة. وتتمثل الفجوات المتبقية في جودة البيانات والمستندات، وبقاء التقييم وإخلاء الطرف ورقيين، والحاجة إلى تأكيد المسار الأمني.
34. Benefits Realization34. تحقيق المنافع
34| Benefit | Application | Current position | Verification evidence |
|---|---|---|---|
| Identity-linked unified record | Training and reimbursement | Available platform capability | Representative trainee and reimbursement request history |
| Duplicate-submission control | Both streams | Implemented control | Configuration and controlled duplicate test |
| Reduced risk of transaction loss | Both streams | Qualitative operational benefit | Request register, receipt and status history |
| Search and tracking | Both streams | Available platform capability | End-to-end search and transaction trace |
| Improved auditability | Both streams | Qualitative governance benefit | Audit history and access records |
| Request and disbursed-amount visibility | Reimbursement | Available platform capability | Request and payment-history screen |
| Time saving | Both streams | Qualitative only | Comparable timestamp baseline by service stream |
| Financial saving | Project | Not established | Approved cost baseline and realized expenditure data |
| المنفعة | التطبيق | الوضع الحالي | دليل التحقق |
|---|---|---|---|
| سجل موحد مرتبط بالهوية | التدريب والاسترداد | خاصية متاحة في المنصة | سجل ممثل لطلبات المتدرب والاسترداد |
| ضبط تكرار التقديم | المساران | ضابط مطبق | إعدادات الضابط واختبار تكرار مضبوط |
| خفض مخاطر ضياع المعاملة | المساران | منفعة تشغيلية نوعية | سجل الطلبات والاستلام وتاريخ الحالة |
| البحث والتتبع | المساران | خاصية متاحة في المنصة | بحث وتتبع للمعاملة من البداية إلى النهاية |
| تحسين قابلية التدقيق | المساران | منفعة حوكمة نوعية | سجل التدقيق وسجلات الوصول |
| عرض الطلبات والمبالغ المصروفة | الاسترداد | خاصية متاحة في المنصة | شاشة سجل الطلبات والصرف |
| توفير الوقت | المساران | نوعي فقط | خط أساس مقارن للطوابع الزمنية لكل مسار |
| الوفورات المالية | المشروع | غير مثبتة | خط أساس تكلفة معتمد وبيانات المصروفات الفعلية |
35. Financial Impact35. الأثر المالي
35Cost avoidanceتجنب التكلفة
Avoided future paper, storage or support growth where demonstrated.
تجنب نمو تكلفة الورق أو التخزين أو الدعم مستقبلًا عند إثباته.
Cost reductionخفض التكلفة
A verified decrease in incurred expenditure.
انخفاض متحقق في المصروفات الفعلية.
Productivity gainمكاسب الإنتاجية
Time released for higher-value work; not automatically a cashable saving.
وقت متاح لأعمال أعلى قيمة، ولا يعد تلقائيًا وفرًا نقديًا.
Cashable savingالوفر النقدي
Reported only when expenditure or budget is demonstrably reduced.
لا يُعرض إلا عند إثبات انخفاض المصروف أو الميزانية.
Saved time is not converted to financial saving without an approved costing method. Printer data for one of four printers cannot be generalized.
لا يُحوّل الوقت الموفر إلى وفر مالي دون منهج تكلفة معتمد، ولا تُعمم بيانات طابعة واحدة من أصل أربع.
36. Environmental Impact36. الأثر البيئي
36| Measure | Baseline source | Status |
|---|---|---|
| Paper consumption | Procurement, stock and transaction-document sample | Requires baseline |
| Printing volume | Printer counters and printing records for all four printers | Only one-printer data are currently available |
| Physical storage | Archive volume and space | Requires baseline |
| Physical document movement | Observed handoffs and courier movements | Requires baseline |
| المؤشر | مصدر خط الأساس | الحالة |
|---|---|---|
| استهلاك الورق | المشتريات والمخزون وعينة مستندات المعاملات | يتطلب خط أساس |
| حجم الطباعة | عدادات وسجلات الطابعات الأربع | المتوفر حاليًا بيانات طابعة واحدة فقط |
| التخزين الورقي | حجم ومساحة الأرشيف | يتطلب خط أساس |
| النقل المادي للمستندات | رصد نقاط التسليم وحركة المراسل | يتطلب خط أساس |
Carbon reduction requires an approved carbon-accounting method and verified activity data.
يتطلب حساب خفض الانبعاثات منهجًا معتمدًا وبيانات نشاط متحققة.
37. User Experience37. تجربة المستخدم
37Ease and completionالسهولة والإكمال
Measure task completion, abandonment, first-time completeness and time needed to submit.
قياس إكمال المهمة والتخلي عن الطلب والاكتمال من المرة الأولى والزمن اللازم للتقديم.
Clarity and supportالوضوح والدعم
Measure unclear requirements, returned requests, support contacts and recurring questions.
قياس المتطلبات غير الواضحة والطلبات المعادة وطلبات الدعم والأسئلة المتكررة.
Satisfaction and trustالرضا والثقة
Measure satisfaction, status visibility, confidence in record accuracy and ease of tracking.
قياس الرضا ووضوح الحالة والثقة في دقة السجل وسهولة التتبع.
38. Accreditation Readiness38. الاستعداد للاعتماد
38Document controlضبط الوثائق
Controlled versions, ownership, completeness and retrieval.
إصدارات مضبوطة وملكية واكتمال واسترجاع.
Training recordsسجلات التدريب
Linked trainee, rotation, attendance, evaluation and completion records.
ربط سجلات المتدرب والدورات والحضور والتقييم والإكمال.
Performance evidenceأدلة الأداء
Defined KPIs, data sources, trends, exceptions and corrective actions.
مؤشرات محددة ومصادر بيانات واتجاهات واستثناءات وإجراءات تصحيحية.
Continuous improvementالتحسين المستمر
PDSA records, Kaizen register, decisions and updated standard work.
سجلات PDSA وسجل كايزن والقرارات والعمل المعياري المحدث.
The project strengthens accreditation readiness; it does not claim an improved accreditation score or status without a measured accreditation result.
يعزز المشروع الاستعداد للاعتماد، ولا يدعي تحسن درجة أو حالة الاعتماد دون نتيجة اعتماد مقاسة.
39. Innovation39. الابتكار
39The project’s innovation combines redesigned workflows, identity-linked records, duplicate-submission control, role-based governance, search, traceability, auditability, performance measurement and continuous improvement across Academic Affairs and Training services.
يتمثل ابتكار المشروع في الجمع بين إعادة تصميم الإجراءات والسجلات المرتبطة بالهوية وضبط تكرار التقديم والحوكمة المبنية على الأدوار والبحث والتتبع وقابلية التدقيق وقياس الأداء والتحسين المستمر في خدمات الشؤون الأكاديمية والتدريب.
40. Sustainability40. الاستدامة
40Standard workالعمل المعياري
Approved procedure, process owner, role assignments and version control.
إجراء معتمد ومالك للعملية وتوزيع للأدوار وضبط للإصدارات.
Performance controlضبط الأداء
KPI dashboard, service review, overdue action and data-quality monitoring.
لوحة مؤشرات ومراجعة للخدمة وإجراء للمتأخر ومراقبة لجودة البيانات.
Capability and adoptionالقدرات والتبني
Training, user guidance, delegation, continuity and refresher support.
تدريب وإرشاد للمستخدم وتفويض واستمرارية ودعم تنشيطي.
Continuous improvementالتحسين المستمر
Recurring control review, user feedback, PDSA cycles, Kaizen and risk monitoring.
مراجعة دورية للضوابط وتغذية راجعة ودورات PDSA وكايزن ومراقبة للمخاطر.
41. Scalability41. قابلية التوسع
41Pilotالاختبار التجريبي
Test a defined change in a limited service stream with approved measures and controls.
اختبار تغيير محدد في مسار خدمي محدود بمؤشرات وضوابط معتمدة.
Current scopeالنطاق الحالي
Operate and stabilize the trainee and reimbursement journeys and close their remaining gaps.
تشغيل واستقرار رحلتي المتدرب والاسترداد وإغلاق الفجوات المتبقية فيهما.
Expansionالتوسع
Replicate standardized components after verified results, governance approval, capacity review, privacy assessment and continuity planning.
تعميم المكونات المعيارية بعد التحقق من النتائج واعتماد الحوكمة ومراجعة الطاقة الاستيعابية وتقييم الخصوصية وتخطيط الاستمرارية.
42. Lessons Learned42. الدروس المستفادة
42Phased automation reduced several paper-process risks, but end-to-end improvement also requires process redesign, clear ownership, data-quality controls, user involvement, measurement and completion of the remaining paper steps. Each PDSA cycle records its test, result, decision and learning.
خفضت الأتمتة المرحلية عددًا من مخاطر الإجراء الورقي، إلا أن التحسين من البداية إلى النهاية يتطلب كذلك إعادة تصميم العملية ووضوح الملكية وضوابط جودة البيانات ومشاركة المستخدمين والقياس واستكمال الخطوات الورقية المتبقية. وتوثق كل دورة PDSA الاختبار والنتيجة والقرار والتعلم.
42A. Professional Assessment and Next Action42A. التقييم المهني والإجراء التالي
42ACurrent digital maturityمستوى النضج الرقمي الحالي
Partially integrated digital maturity. Digital intake, identity-linked records, search, request history and duplicate controls are established operational capabilities; however, end-to-end automation is not complete.
نضج رقمي متكامل جزئيًا. أصبح التقديم الرقمي والسجل المرتبط بالهوية والبحث وسجل الطلبات وضوابط التكرار قدرات تشغيلية قائمة، إلا أن الأتمتة من البداية إلى النهاية غير مكتملة.
Key improvements achievedأبرز التحسينات المحققة
Electronic departmental approval in 2022 reduced the paper-process duration by approximately one week operationally. Stage 3 unified intake through the hospital platform, improved search and traceability, reduced physical transaction-loss risk and controlled repeated submission through the identity-linked history.
خفضت موافقة القسم الإلكترونية في 2022 زمن الإجراء الورقي بنحو أسبوع كتقدير تشغيلي. ووحّدت المرحلة الثالثة الاستقبال عبر منصة المستشفى، وحسّنت البحث والتتبع، وخفضت مخاطر ضياع المعاملة الورقية، وضبطت تكرار التقديم من خلال السجل المرتبط بالهوية.
Remaining gapsالفجوات المتبقية
Paper evaluation and clearance, an unconfirmed security route, missing or unclear attachments, expired identity evidence, unapproved service times and escalation, incomplete implementation evidence and the absence of a validated Stage 3 performance baseline.
بقاء التقييم وإخلاء الطرف ورقيين، وعدم حسم المسار الأمني، ونقص المرفقات أو عدم وضوحها، والهوية المنتهية، وعدم اعتماد مدد الخدمة والتصعيد، ونقص أدلة التنفيذ، وغياب خط أساس متحقق لأداء المرحلة الثالثة.
Highest-priority next actionالإجراء التالي الأكثر أهمية
Implement one governed end-to-end closure work package: confirm and document the security route, digitize evaluation and clearance, and link all three to the same transaction number, trainee record, status history and non-deletable audit log.
تنفيذ حزمة إغلاق واحدة محكومة من البداية إلى النهاية: حسم المسار الأمني وتوثيقه، ورقمنة التقييم وإخلاء الطرف، وربط العناصر الثلاثة برقم المعاملة نفسه وملف المتدرب وسجل الحالة وسجل تدقيق غير قابل للحذف.
Professional judgment: the project demonstrates material process redesign and digital-control improvement, but it must not be presented as fully successful or fully automated until residual paper steps, security-route governance and validated outcome measurement are closed.
الحكم المهني: يثبت المشروع إعادة تصميم جوهرية للعملية وتحسنًا في الضوابط الرقمية، لكنه لا يُعرض بوصفه نجاحًا كاملًا أو أتمتة مكتملة قبل إغلاق الخطوات الورقية المتبقية وحوكمة المسار الأمني والتحقق من قياس النتائج.
43. Award Evidence Registerسجل أدلة الجائزة
43| Criterionالمعيار | Claimالبيان | Evidenceالدليل | Statusالحالة |
|---|---|---|---|
| Timeline | Project start and automation ideation in 2019 while the process remained paper-based; actual automation implementation began in 2022; the third stage began in December 2025 through the hospital platform | Approvals, release records, dated screenshots or correspondence | Project chronology recorded; supporting documents required |
| Baseline duration | The 2019 paper baseline took approximately two to three weeks | Historical case sample or approved process record | Operational estimate; validate with a dated sample |
| 2022 first automation implementation | Approximately one-week operational reduction versus the 2019 paper baseline | Representative dated transactions | Operational estimate; no percentage |
| Shared platform implementation | Across training and reimbursement, the identity-linked database provides unified request histories, repeated-upload and loss controls, search, traceability and auditability | Screens for both streams, duplicate-control configuration/test, transaction and audit logs | System evidence required |
| Residual scope | Evaluation and clearance remain paper-based | Current forms and process map | Confirmed residual gap |
| Security route | December 2025 third-phase status not conclusive | Approved workflow, owner and decision record | Requires verification |
| Printing evidence | Available extraction covers one printer out of four | Printer report and inventory | Limited scope; no extrapolation |
| Quantitative results | No percentage or financial saving established | Validated pre/post dataset and approved method | Requires baseline |
| Fee reimbursement history | Process handover at end-2020; reimbursement resumed during 2021, with 10/10/2021 pending confirmation as the effective date | Official suspension/lifting decision and handover record | Approved decision required to confirm policy and effective date |
| Reimbursement requirements | Eligibility and five-document operational checklist | Current approved policy, checklist and system required fields | Operationally reported; policy verification required |
| Reimbursement digital intake | Physician self-submission after Nafath identity authentication | Platform screen, identity-flow documentation and audit log | Operationally reported current control |
| Reimbursement history and payment visibility | The identity-linked record displays all requests and amounts disbursed and supports transaction tracking | Request/payment-history screen, status history and audit extract | System evidence required |
| Reimbursement standardization package | Unified request form, evidence form, completeness checklist, data/amount verification and a defined review-to-payment route | Approved current forms, checklist, SOP/process map, version dates and implementation record | Operational design described; implementation evidence required |
| Reimbursement time and paper estimates | Approximate planning range of 26–40 direct-work minutes and 10–15 sheets per transaction, based on the stated totals and component-step estimates | Approved time-study method and observed transaction sample | Approximate planning estimate; not an actual baseline, result or improvement percentage |
Recommended evidence pack / حزمة الأدلة المقترحة
Stage approvals and dates • historical transaction samples • platform screenshots • duplicate-control test • status/audit history • current paper evaluation and clearance forms • approved security workflow • KPI extracts • printer report with its one-printer scope • reimbursement policy/decision • reimbursement checklist • identity-linked duplicate-control test • complete request/disbursement history • transaction-status trace • approved reimbursement forms/checklist/SOP • observed time-and-paper sample • proactive notification evidence if implemented.
44. References44. المراجع
44Digital identity boundary: official Nafath documentation supports identity authentication, unified login and provision of basic individual information to the service provider. Duplicate control, request records, workflow, search, tracking and payment-history visibility are hospital-platform functions. These functions must be evidenced from the platform configuration and records. Other references: Saudi Vision 2030, the Health Sector Transformation Program, the Saudi Commission for Health Specialties, the Institute for Healthcare Improvement, Lean Enterprise Institute and ASQ.
حدود دور الهوية الرقمية: تدعم الوثائق الرسمية للنفاذ الوطني التحقق من الهوية والدخول الموحد وتزويد مقدم الخدمة بالمعلومات الأساسية عن الفرد. أما ضبط التكرار وسجل الطلبات وسير العمل والبحث والتتبع وإظهار سجل المبالغ المصروفة فهي وظائف لمنصة المستشفى. وتُثبت هذه الوظائف من إعدادات المنصة وسجلاتها. مراجع أخرى: رؤية السعودية 2030، وبرنامج تحول القطاع الصحي، والهيئة السعودية للتخصصات الصحية، ومعهد تحسين الرعاية الصحية، ومعهد Lean، وASQ.
Saudi Vision 2030 · Digital Government Authority — Nafath · National Single Sign-On · SCFHS Accreditation · IHI — Model for Improvement · IHI — PDSA · Lean Enterprise Institute — Kaizen · ASQ — Lean
رؤية السعودية 2030 · هيئة الحكومة الرقمية — النفاذ الوطني · الدخول الوطني الموحد · اعتماد الهيئة السعودية للتخصصات الصحية · معهد تحسين الرعاية الصحية — نموذج التحسين · معهد تحسين الرعاية الصحية — PDSA · معهد Lean — كايزن · ASQ — Lean
Original QI Application Referenceمرجع طلب مشروع تحسين الجودة الأصلي
QI FORMMedical Services Health Directorate
Continuous Quality Improvement & Patient Safety
APPLICATION for QUALITY IMPROVEMENT PROJECT
Original source page retained for field-by-field verification. The image supplied is page 1 of 13.
حُفظت صفحة المصدر الأصلية للتحقق من الحقول بندًا بندًا. الصورة الموردة هي الصفحة 1 من 13.
| QI field | Project content | Presentation section |
|---|---|---|
| Project title | Digital Transformation of Academic Affairs and Training Administrative Processes: A Quality Improvement Initiative to Enhance Efficiency, Governance, and Institutional Accreditation | 02 |
| Alternative title in the original draft | Automation of Academic Affairs and Training Processes: A Lean Digital Transformation Project Based on International Quality Standards | Source reference only; not displayed as the project title |
| Dates | Project start: 2019. Document date: January 2026. | 02 and 05A |
| Problem and baseline | Paper-process delay, loss, duplication, manual handoffs and available duration estimates | 05–06 |
| Aim and objectives | Quality-improvement aim and measurable post-baseline objectives | 17–18 |
| Scope | Seven project scope areas and current implementation focus | 09 |
| Methodology | Model for Improvement, PDSA, Lean and Kaizen | 14–25 |
| Measures and results | Verified values only; other measures require a baseline or confirmation | 26–34 |
| Roadmap and sustainability | Seven-stage transformation roadmap and priority implementation plan | 23 and 40 |
| حقل النموذج | محتوى المشروع | قسم العرض |
|---|---|---|
| عنوان المشروع | التحول الرقمي للإجراءات الإدارية في الشؤون الأكاديمية والتدريب: مبادرة لتحسين الجودة بهدف تعزيز الكفاءة والحوكمة والاعتماد المؤسسي | 02 |
| العنوان البديل في المسودة الأصلية | Automation of Academic Affairs and Training Processes: A Lean Digital Transformation Project Based on International Quality Standards | مرجع مصدر فقط؛ لا يُعرض باعتباره عنوان المشروع |
| التواريخ | بداية المشروع: 2019. تاريخ الوثيقة: يناير 2026. | 02 و05A |
| المشكلة والخط الأساسي | تأخر الإجراء الورقي وضياع المعاملات والتكرار والتسليم اليدوي وتقديرات المدة المتوفرة | 05–06 |
| الهدف والأهداف | هدف تحسين الجودة والأهداف القابلة للقياس بعد إنشاء خط الأساس | 17–18 |
| النطاق | مجالات المشروع السبعة ونطاق التطبيق الحالي | 09 |
| المنهجية | نموذج التحسين ودورات PDSA ومنهجية Lean وكايزن | 14–25 |
| المؤشرات والنتائج | القيم المتحققة فقط؛ وتتطلب بقية المؤشرات خط أساس أو تأكيدًا | 26–34 |
| خارطة الطريق والاستدامة | خارطة التحول ذات المراحل السبع وخطة التنفيذ حسب الأولوية | 23 و40 |
Quality Award Readiness Reviewمراجعة جاهزية جائزة الجودة
QAReadiness Score — Evidence-Controlled
Current score: not final
A numeric score should only be finalized after checking the actual evidence pack. A high score would be misleading while baseline/results/PDSA evidence remain unverified.
Critical Gaps
Verified baseline • verified results • documented PDSA cycles • evidence of implementation/adoption • outcome validation.
Major Gaps
Institutional strategy validation • VOC evidence • approved RACI/governance • risk scoring • financial methodology • sustainability evidence.
Readiness Criteria
| Criterion | Current Evidence Position | Readiness |
|---|---|---|
| Strategic Alignment | National alignment supported; institutional alignment requires official statement | Partial |
| Problem Definition | Qualitative problem is defensible; scale needs baseline | Partial |
| Methodology | Model designed comprehensively | Strong design / execution evidence required |
| Measurement & Results | Framework complete; actual evidence missing | Critical gap |
| Governance | Model proposed; local approval/evidence required | Partial |
| Sustainability / Scalability | Control model defined; longitudinal proof pending | Partial |